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Enterprise Resource Planning mit ERP-Software

Die Vorteile im Überblick

Trotz moderner und fortschrittlicher IT-Landschaft in mittelständischen Unternehmen ist es erschreckenderweise immer noch Realität, dass für die einzelnen Fachbereiche innerhalb von Unternehmen unterschiedliche Systeme angewendet werden. Erstaunlicherweise setzen viele kleine und mittelständische Unternehmen gar kein ERP-System ein, sondern erfassen Ihre Daten in Excel-Tabellen und anderer Software. Zum ausführlichen Bericht

Weshalb und wann ist es für Unternehmen vorteilhaft, eine ERP-Software-Lösung einzusetzen?

  • Ein System: Eine ERP-Software sollte dazu da sein, die bestehenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu koordinieren und konsistent in einem einzigen System abzubilden. Das macht den Unternehmer effizienter, da er all seine Prozesse mit einer Software steuern und abwickeln kann — auch dann, wenn viele Personen Zugriff auf die Daten haben. Keine Insellöungen durch den Einsatz vieler separater Programme sind mehr nötig und Inkonsistenzen werden somit vermieden.
  • Fehlervermeidung: Ein weiterer Vorteil, der sich durch den Einsatz einer ERP-Software ergibt, ist die Fehlervermeidung. Daten sind zentral abgespeichert, eine Übertragung derer ist künftg nicht mehr notwendig und somit die Fehlerquelle beim Übertragen von Daten vermieden.
  • Anpassung: Eine ERP-Software sollte sich dem Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt, denn dann wird diese zum strategischen Wettbewerbsvorteil. Unternehmen sollten sich nicht mit dem kleinsten gemeinsamen Nenner des Umfangs einer ERP-Software und den Prozessen in Ihrem Unternehmen zufrieden geben.
  • Zeiteinsparung: Ein wichtiger strategischer Wettbewerbsvorteil des Einsatzes von ERP-Software für vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ist die Zeiteinsparung. Durch den Einsatz einer ERP-Software können Sie sich auf die wirklich wichtigen unternehmerischen Aufgaben konzentrieren und somit an Ihren Mitbewerbern vorbeiziehen.
  • Kosteneinsparung: Sowohl durch die Reduktion des administrativen Aufwands als auch durch die Reduktion des Aufwands in der IT (v.a. bei ERP in der Cloud), können durch die Einführung einer ERP-Software Kosten eingespart werden.
  • Vertrauensverhältnis: Doch erst wenn das Verhältnis zwischen Anbieter und Anwender der ERP-Lösung von Vertrauen geprägt ist, kann die Software genau auf die Bedürfnisse des Unter­nehmens angepasst werden. Größe und Verbreitung des Produktes spielen daher eine unterge­ordnete Rolle.  

Lesen Sie hier, welche Vorteile es hat, sich für die ERP-Software mercaware zu entscheiden.

Warum ohne ERP-Software, wenn's auch einfacher geht?

Professionelle und flexible Informationsbeschaffung durch den Einsatz eines zentralen ERP-Systems

Trotz unserer modernen und fortschrittlichen IT-Landschaft in mittelständischen Unternehmen ist es erschreckenderweise immer noch Realität, dass für die einzelnen Fachbereiche innerhalb von Unternehmen unterschiedliche Systeme angewendet werden. Erstaunlicherweise setzen viele kleine und mittelständische Unternehmen gar  kein ERP-System ein, sondern erfassen Ihre Daten in Excel-Tabellen und anderer Software.

Oft arbeiten die einzelnen Abteilungen mit unterschiedlicher Software, die mit anderen Systemen via Schnittstellen kommunizieren. Die Komplexität und Fehleranfälligkeit der Schnittstellen führt jedoch zum Ergebnis, dass nur die nötigsten Daten übermittelt werden und die Daten häufig aggregiert werden müssen.

Die große Anzahl an „Insellösungen“ führt dazu, dass letztendlich das Berichtswesen in Abhängigkeit des Programms, das den Bericht erstellt, unterschiedliche Ergebnisse liefert. Die Geschäftsleitung, die auf der Zahlenbasis Entscheidungen treffen muss, ist abhängig von der Richtigkeit der Informationen und deswegen werden oft viele Ressourcen dazu verwendet, das Berichtswesen auf Ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Die absolute Sicherheit, was die Richtigkeit der Zahlen betrifft, oder gar eine transparente Nachvollziehbarkeit kann hierbei nicht gewährleistet werden.

Je größer diese Unsicherheit ist, desto mehr Informationen werden zusätzlich, also doppelt, in weiteren Softwareprogrammen, wie z.B. Excel gespeichert. Wächst ein Unternehmen mit derartigen Lösungen, kann es auf Veränderungen nur sehr schwer reagieren, was zu einem Wettbewerbsnachteil führt. Im schlimmsten Falle wird somit die Leistungsstärke des Unternehmens beeinträchtigt.

Beispiel aus der Praxis

Der Rohstoff-Einkäufer eines mittel-ständischen Unternehmens muss die Bestellmenge für einen Artikel ermitteln. Er muss also folgende Informationen beschaffen:

  • Anstehende Ausgangslieferungen
  • Bedarf aus der Produktion
  • Derzeitiger Lagerbestand
  • Laufende Bestellungen
  • Reale Lieferzeit des Lieferanten

Es gibt darüber hinaus weitere hilfreiche Informationen, wie z. B.

  • Aufträge mit Liefersperre aus der Buchhaltung (Liquiditätssperre)
  • Überfällige Vorkasse-Aufträge, die noch nicht gezahlt wurden
  • Bestandsentwicklung der letzte drei Monate
  • Durchschnittliche Mengen der letzten Bestellungen
  • Mengenstaffelung bei den Einkaufspreisen
  • Auftragsbezogene Bestellungen

Oft hat der Einkäufer diese Punkte im Gedächtnis, jedoch heißt das nicht, dass andere Mitarbeiter hierüber informiert sind. Manchmal klebt in den Abteilungen eine Post-it-Notiz am Bildschirm des Verantwortlichen mit der Arbeitsanweisung, diese Notiz unbedingt zu beachten. Die Praxis zeigt, dass das nicht immer geschieht.

Aufgrund dieser fehlenden Informationen wird folglich der Bestellbedarf geschätzt nach dem Motto: „Lieber zu viel als zu wenig“. Dabei ist die beste Informationsquelle die Erfahrung des Einkäufers (sofern er im zum Bestellzeitpunkt im Hause ist). Die Folge ist ein zu hoher Lagerbestand, der einerseits unnötige Lagerkosten verursacht und andrerseits liquide Mittel bindet, die zusätzlich finanziert werden müssen.

Ein Dilemma, das Geld kostet, Mitarbeiter bindet und fehleranfällig ist.

Maßgeschneidertes Berichtswesen durch ein ERP-System

Die Geschäftsleitung des Unternehmens und deren Mitarbeiter brauchen als Entscheidungs- bzw. Arbeitsbasis vollständige und absolut verlässliche Informationen. Zudem kann auf die Veränderungen im Unternehmen auch nur durch ein flexibles Berichtswesen reagiert werden. Standardberichte haben zwar den Vorteil, dass sie wenig Aufwand für den Softwarehersteller bedeuten, jedoch enthalten Sie selten die Daten, die der Verantwortliche tatsächlich benötigt. Folgende Punkte sind für ein professionelles Informationswesen zu beachten.

1. Zentrale Datenhaltung

Wichtig ist es, dass die Daten aus den Kernprozessen Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung, Produktion und Buchhaltung mit einem ERP-System abgewickelt werden. Dabei macht es keinen Sinn eine ERP-Software modular aufzubauen und dann mit Schnittstellen innerhalb der Module zu kommunizieren, sondern es muss eine gute und leistungsfähige Datenbank als Basis dienen, ähnlich wie die Lebensdauer eines Hauses von der Qualität Ihres Fundamentes abhängt.

2. Die Buchhaltung muss in die einzelnen Geschäftsbereiche integriert sein

Die Standard-BWA aus DATEV, wie sie für an die Bank übermittelt wird, ist für die Unternehmenssteuerung zwar interessant, aber schlichtweg nicht ausreichend. Viele Interessante Informationen, sind hilfreich, wie z.B.

  • Welcher Umsatz wird mit welcher Produktgruppe erzielt?
  • Welchen Roherlös habe ich tatsächlich pro Artikel oder Auftrag erzielt?
  • Was ist das reale Zahlungsziel des Kunden (DSO)?
  • Wie gut ist die Lieferperformance des Lieferanten?
  • Wie groß ist die Lagerumschlagshäufigkeit des Artikels und wie viel Kapital wird damit gebunden?
  • Wie hoch ist der Auftragsbestand, der geleistet aber noch nicht berechnet wurde?
  • Wie hoch ist der Bestellbestand und welche Zahlungsausgänge sind hieraus zu erwarten?

Ohne eine integrierte Buchhaltung können diese Werte nur manuell mit hohem Aufwand erstellt werden.

3. Jede aggregierte Berichtsposition muss transparent und somit nachvollziehbar sein

Eine Berichtsposition, die einen Wert enthält, der nicht bis auf die kleinste Datenbasis zurück verfolgbar ist,  enthält möglicherweise Fehler. Insbesondere bei der Verwendung von aggregierten Daten verliert sich der Basis und die Summen sind letztendlich reine Vertrauenssache. Gerade dann, wenn ein Wert abweicht, ist es notwendig, die Richtigkeit prüfen zu können. Fehlt diese Möglichkeit zur Fehlerprüfung werden womöglich Entscheidungen auf einer falschen Datenbasis getroffen.

4. Die Vollständigkeit der Daten muss garantiert werden

Je mehr Daten über Schnittstellen bewegt werden, desto schwieriger ist die Überwachung der Vollständigkeit. Dementsprechend ist mit Plausibilitätsprüfungen ein hoher Zeitverbrauch verbunden, was wiederum Kostenverursacht. In der Praxis werden dann aus Zeit- oder Kostengründen die Daten nur Stichprobenweise oder oberflächlich geprüft, so dass die Vollständigkeit nur vermutet, aber nicht garantiert werden kann.

Ohne Schnittstellen kann die Vollständigkeit viel einfacher dokumentiert werden. Der Abstimmaufwand verringert sich deutlich und die Sicherheit im Berichtswesen ist ein sehr elementarer Punkt. Ein Bericht mit falschen Werten ist eine Katastrophe für den Entscheider.

5. Das Berichtswesen braucht einen hohen Automatisierungsgrad

Manuell erstellte Berichte haben einige große Nachteile:

  • Sehr hoher Zeitaufwand für die Erstellung von individuellen Berichten
  • Keine Aktualität der Berichte aufgrund langer Erstellungszeiten
  • Seltene Verwendung von individuellen Berichten
  • Man verzichtet auf interessante Informationen

Wenn Berichte automatisiert sind und diese manuell konfiguriert werden können hat das zur Folge, dass zu jeder Zeit die passenden Informationen zur Verfügung stehen, ohne dass viel Zeit in Anspruch genommen werden muss.

6. Für die Kernprozesse müssen ohne Schnittstellenkommunikation laufen

Bei der Schnittstellenkommunikation müssen fast immer Kompromisse eingegangen werden, das heißt, Daten müssen zusammengefasst oder gefiltert werden. Wenn ein Datensatz übergeben wurde, existiert die Information parallel in zwei Systemen. Es muss folglich gewährleistet werden, dass bei Änderungen oder Löschungen beide Datensätze aktualisiert werden, also auch, dass die Löschung in System 1 gar nicht erfolgen darf, wenn es System 2 verbietet.

Zudem muss ständig geprüft werden, dass keine Datensätze verloren gehen und dass die Datenübergabe keine Fehler enthält. Dieser hohe Aufwand an manuellen Kontrollen und Abstimmungen kostet Geld und es kann keine vollständige Fehlerfreiheit garantiert werden.