====== Dokumente zuweisen ====== Über die Maske //Dokumente zuweisen// können Dokumente bearbeitet und den einzelnen Vorgängen zugewiesen werden. Im Bereich **Dokumenteninformationen** stehen alle, dem System bereits bekannten Informationen über das Dokument, während im Bereich **Archivinformationen** vom Anwender Eingaben vor dem Speichern und Zuordnen des Dokumentes noch ergänzt werden können. ===== Felder in den Dokumenteninformationen ===== ==== Dokumentenname ==== Hier steht der Name, unter dem das Dokument gespeichert wurde. ==== Dokumentendatum und -zeit ==== Hier wird das Datum und der Zeitpunkt angezeigt, zu dem der Benutzer das Dokument gespeichert hat. ==== achiviert von ==== Hier ist der Benutzer zu sehen, der das Dokument gespeichert hat. ==== Dokumenteneitentümer ==== Hier steht der Benutzer, dem das Dokument gehört. ==== zugewiesen ==== Dieser Wert zeigt wie oft das Dokument zu einem Vorgang zugwiesen wurde. ==== Dokumententyp ==== Hier ist zu sehen, um welchen Dokumententyp es sich handelt. ==== Dokument anzeigen ==== Dies ist ein Aktions-Button, über den man sich das Dokument anzeigen lassen kann. Beim Anklicken des Buttons wird ein separates Fenster geöffnet, in dem das Dokument abgebildet wird. Es ist darauf zu achten, dass die entsprechende Software zum Ansehen der Dokumente installiert ist. ===== Felder in den Archivinformationen ===== ==== Dokumenten-ID ==== Hier steht eine eindeutige Nummer, die vom System automatisch vergeben wurde. Das Dokument ist über diese ID eindeutig identifizierbar. ==== Kurzbeschreibung ==== Hier kann eine Kurzbeschreibung zu dem Dokument eingegeben werden. Eine ausführliche Beschreibung kann im Feld Gesamtbeschreibung erfolgen. ==== Schlagwort ==== Diesem Feld kann eine Liste mit Schlagworten hinterlegt werden, die einzelnen Dokumenten zugeordnet werden können. ==== Dokumenten Ordner ==== Über dieses Feld können Dokumente in virtuellen Ordnern gruppiert werden. ==== Maske ==== Hier kann das Dokument einer Maske zugeordnet werden aus der hinterlegten Tabelle kann eine Maske gewählt werden, der das Dokument zugeordnet werden soll. Dabei erscheint ein zusätzliches Feld Wert, das mit den Datensätzen der gewählten Maske verknüpft ist. Beispiel:\\ Im Feld Maske wird die Maske //Bestellung// gewählt. Danach sind im Feld Wert alle Bestell-Datensätze hinterlegt. Der passende Datensatz kann anschließend direkt eingegeben oder über die Suchfunktion ermittelt werden. ==== Dokumenten Gruppe ==== Hier kann eine definierte Benutzer-Gruppe eingetragen werden, die das Dokument einsehen darf. Es ist dann für andere Benutzer nicht über den Button Dokument anzeigen einsehbar. Ohne Eintrag ist das Dokument für alle Anwender sichtbar. ==== Dokumentenbenutzer ==== Hier kann (auch zusätzlich zu einer Gruppe) ein Benutzer eingetragen werden, der das Dokument einsehen darf. Es ist dann für andere Benutzer nicht über den Button Dokument anzeigen einsehbar. Ohne Eintrag ist das Dokument für alle Anwender sichtbar. ===== Funktion Dokumente zuweisen ===== Über die Funktion **Dokumente zuweisen** wird das Dokument mit allen Ergänzungen im Bereich Archivinformationen in der Maske //gespeicherte Dokumente// archiviert und zusätzlich in dem zugeordneten Datensatz (z.B. Bestellung) im Register Dokumente aufgelistet. Hier kann das Dokument von dem autorisierten Benutzer nun aus der Maske, dem das Dokument zugeordnet wurde, eingesehen werden.