Um einen Debitor anlegen zu können müssen folgende Pflichtangaben erfasst werden:
Die Angaben reichen aus, um einen Debitorenstammsatz zu speichern. Es handelt sich hierbei lediglich um Felder, die in jedem Fall ausgefüllt werden müssen. Für einen reibungslosen Ablauf sollten aber alle Felder bekannt sein und je nach Bedarf gefüllt werden
In diesem Feld wird die Debitorennummer erfasst. Wenn dieses Feld beim Speichern leer ist, wird aus dem Nummernkreis eine fortlaufende Nummer zugeteilt. Bei manuell vergebenen Debitorennummern, muss darauf geachtet werden, dass diese Nummer nicht doppelt im System vorhanden ist. In so einem Fall wird folgende Fehlermeldung ausgegeben und der Datensatz wird nicht gespeichert:
[1000] Datenbankfehler: <ERROR: duplicate key value violates unique constraint „deb424“>.
Dieses Kennzeichen ist bei der Neuanlage inaktiv. Bei Aktivierung des Feldes (Haken ist gesetzt) wird der Debitor für die weitere Bearbeitung gesperrt. Buchhalterisch kann er jedoch weiter bebucht werden.
In den Auswahlmasken ist der Debitor nicht mehr sichtbar. Wenn dennoch ein gesperrter Debitor verwendet werden soll, dann ist folgt vorzugehen:
Danach werden alle gesperrten Debitoren angezeigt und das Feld gesperrt kann dann in der Detailansicht wieder inaktiv gesetzt werden.
In diesem Feld kann die kundenspezifische Lieferantennummer eingetragen werden, also die Nummer, mit der der Kunde uns in seinem System führt.
Die Steuernummer des Kunden ist bei der Erstellung von Gutschriften notwendig.
Hier wird die Adressnummer eingetragen. Anhand dieser Nummer wird unterhalb die Adresse angezeigt. Sollte die Adresse noch nicht vorhanden sein, kann man mit dem Klick auf den Nextmask-Bereich (Püntkchen rechts) in die Adressmaske gelangen, um dort eine neue Adresse anzulegen.
In diesen Feldern wird die Debitorenadresse automatisch übernommen. Die Adressnummern der abweichenden Rechnungs- und Lieferadresse können in diesen Feldern eingetragen werden.
Hier wird die Zahlungsbedingung ausgewählt, die bestimmt, in welchen Zeitraum die Rechnung skontierfähig und fällig wird. Sollte die Zahlungsbedingung nicht vorhanden sein, kann diese mit Klick auf die Nextmask (Pünktchen rechts) neu angelegt werden. Die Dokumentation für die Neuanlage von Zahlungsbedingungen ist hier.
Hier kann ein Kreditlimit eingetragen werden, mit dem der Kunde versichert ist. Dieses Feld dient zu Informationszwecken.
Hier wird die Währung ausgewählt, mit der der Lieferant die Rechnungen stellen wird. Die Währung wird in die Bestellung übernommen und kann dort überschrieben werden. Der Faktor zeigt den aktuellen Umrechnungskurs an, der in den Währungsstammdaten eingetragen ist.
Hier kann die Lieferbedingung ausgewählt werden, mit der der Lieferant uns beliefert.
Wenn für alle Artikel und Leistungen ein Rabatt gewährt wird (z.B. auf alle Verkäufe 5%), kann dieser in das Feld eingetragen werden. Der eingetragene Wert wird in den Auftrag übernommen und kann dort bei Bedarf verändert werden.
Die Textbausteine können für die Anfrage, Bestellung, Lieferung oder Rechnung hinterlegt werden. Wenn im Feld Bestellung ein Textbaustein eingetragen wird, wird dieser in alle Bestellungen übernommen.
Hier kann der Kunde einer Gruppe zugeordnet werden. Die Gruppen können frei definiert werden.
Die Rechnungsinformationen liefern folgende Werte:
Im Screen FiBu werden alle buchhaltungsrelevanten Daten eingetragen.
Das Hauptbuchkonto steuert, auf welchem Konto journalisiert wird. Die Debitorennummer wird im Journal im Feld Kontokorrent gespeichert, während das Hauptbuchkonto als Buchungskonto verwendet wird.
Die Zahlart steuert, auf welche Art ein offener bezahlt werden soll. Nähere Informationen zur Zahlart gibt es hier.
Wenn dieses Kennzeichen aktiviert wurde, wird es beim automatischen Lastschriftllauf berücksichtigt.
Die USt.-IDNr. zeigt an, ob der Lieferant ein Unternehmen ist. Die eingetragene USt-ID kann mit der Funktion USt-IDNr online prüfen. Es kann eine einfache Plausibilitätsprüfung automatisch durchgeführt werden. Hierbei wird die USt-ID auf den länderspezifischen Aufbau geprüft.
Der Status im Feld Geprüft zeigt an, ob eine Prüfung durchgeführt wurde und welche Prüfung erfolgte. Dabei ist zu beachten, dass eine qualifizierte Prüfung manuell durchgeführt werden muss.
Bearbeitet ein Mitarbeiter Bestellungen dieses Lieferanten in der Sammelrechnungsmaske, wird die Benutzerinformation angezeigt.
Die Kennzeichen können frei definiert und gewählt werden.