Nachdem die Funktion Bedarf ermitteln ausgeführt wurde, werden die Positionen des Bestellvorschlags gefüllt. Die Positionen können im unteren Bereich der Maske Bestellvorschlag vorbereiten mit Doppelklick betreten werden.
Die Daten für die Bestellung werden aufgrund der Bedarfsermittlung automatisch angelegt. Hierbei werden alle Artikel berücksichtigt, für die ein Bedarf > 0 ermittelt wurde und die den Abgrenzungsdaten entsprechen, die im Rahmen der Vorbereitung des Bestellvorschlags eingegeben wurden.
Sofern ein Bedarf besteht, wird die Artikelnummer und die Bezeichnung aus dem Artikelstamm angezeigt. Zur Information stehen die lieferantenspezifische Artikelnummer und -bezeichnung zur Verfügung, also die Artikeldaten, die der Lieferant in seinem ERP-System oder Warenwirtschaft speichert. Diese ersetzen im Druckformular der Bestellung die internen Artikeldaten, so dass Missverständnisse bei der Bestimmung des zu liefernden Artikels ausgeschlossen werden können.
Das Bestelldatum wird auf das Datum gesetzt, an dem die Bedarfsermittlung gestartet wurde. Der Wunschtermin hingegen gibt an, zu welchen Datum die Ware im Unternehmen eingehen soll.
Hier wird die Nummer des Lieferanten angezeigt, der den Artikel liefern kann. Hierbei werden die Einkäuferpreise im Artikelstamm durchsucht und der passende Lieferant ermittelt. Zu beachten ist, nach welchen Kriterien der Lieferant ermittelt werden soll. Bei der Vorbereitung des Bestellvorschlags kann die Art der Selektion vorgegeben werden:
Diese Menge wird aus dem Bedarf übernommen. Sie wird auf die Std.Bestelleinheit aufgerundet, die im Artikel eingetragen werden kann. Zur Information werde die Lagermenge und die Lagereinheit angezeigt.
Unabhängig von der Ermittlung, kann die Bestellmenge und die Verpackungseinheit manuell geändert werden.
Bei aktiviertem Feld werden alle Artikel eines Lieferanten zu einer Bestellung zusammengefasst. Wenn das Feld deaktiviert wird, wird für diese Position eine separate Bestellung erzeugt.
Der Lagerort kann bereits bei der Bestellung angegeben werden, sofern er zu diesem Zeitpunkt bekannt ist. Er kann jedoch ebenso zu einem späteren Zeitpunkt bei der Bestellung oder Wareneingang angegeben werden.
Sofern die Bestellung direkt mit einem Auftrag verknüpft ist (auftragsbezogene Bestellung), werden in diesen Feldern die Auftragsnummer und die lfd der Auftragsposition angezeigt.