Berichte

Auf die Maske BERICHTE gelangt man über die Menübuttons CRM → Berichte. Die Berichte können allgemein auf eine Adresse oder direkt auf ein Angebot bezogen sein, und haben in letzterem Fall auch Auswirkungen auf das Angebot, indem sie z.B. die Prognose oder den Status des Projekts durch neue Angaben, die im Bericht gemacht werden, auf dem Angebot überschreiben können.

Der Bericht kann über die Aktion Bericht verteilen nach den eingegebenen Vorlagen in die Wiedervorlage gegeben werden. Außerdem werden dabei die Informationen der Submaske BESPROCHENE ANGEBOTE in das jeweilige Angebot übergeben. Ein Verteilen ist aber nur 1 mal möglich, und sollte deshalb erst erfolgen, nachdem der Bericht vollständig ist.

Die Aktion Bericht duplizieren erzeugt eine Kopie des Berichts, der im Register 'Berichte-Kopien' abgelegt wird. Diese Kopie dient dazu, dass eine Berichtskopie verschickt werden kann, die nicht unbedingt alle Daten des Original-Berichts enthält. Eine weitere Möglichkeit wäre, über eine Abgrenzung den Zugang zu der Berichtskopie für den zugeordneten Lieferanten zu ermöglichen. Beide Möglichkeiten müssen noch individuell programmiert werden.

Die Aktion Nachfolgebericht erstellen legt ein Duplikat des Berichts (ohne Kopien) mit einer neuen Berichtsnummer an.

Als Berichts-Datum wird defaultmäßig das aktuelle Datum und im Feld Ersteller der Erfasser des Berichts eingetragen.

• Nummer: beim Speichern des Datensatzes wird automatisch eine eindeutige Nummer für den Bericht vergeben.
• Art: Grund des Berichts, wie z.B. Kunden-Anruf, Messekontakt, Werksbesuch, etc.
• Termin: Datumsangabe, zu dem die im Feld ToDo eingetragene Aktion stattfinden soll. Im anschließenden Feld kann noch festgelegt werden, ob diese Datum genau auf den Tag, die Woche, das Monat oder das Jahr bezogen sein soll. Dieser Termin generiert dem im Feld Ersteller angegebenen Mitarbeiter über die Aktion `Bericht verteilen` eine Wiedervorlage. Bleibt das Feld leer, so wird der Bericht nur an die in der Submaske Verteiler angegebenen Personen verschickt.
• ToDo: Aktion die erfolgen soll
• Prognose: Angabe, zu welcher Wahrscheinlichkeit das Projekt gewonnen wird. Hier wird automatisch die im Projekt gemachte Angabe abgebildet. Eine Änderung in diesem Feld aktualisiert automatisch die Angabe in der Maske PROJEKT.
• Status: Status des Projekts; hier wird automatisch die im Projekt gemachte Angabe abgebildet. Eine Änderung in diesem Feld aktualisiert automatisch die Angabe in der Maske PROJEKT.
• Entscheidungstermin: Termin, zu dem die Kundenfirma voraussichtlich eine Entscheidung zu dem Projekt treffen wird. Die hier gemachte Angabe überschreibt die Angabe in der Maske PROJEKT.
• Verteilt: Kennzeichen, ob ein Bericht verteilt wurde. Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt.
• Kopie: Kennzeichen, ob ein Bericht original oder eine Kopie ist.
• Original: Falls es sich bei dem Bericht um eine Kopie handelt, so steht hier die Nummer des originalen Berichts, und ist über die Feldverknüpfung mit einem Klick einzusehen.

• Doppelklick in die Submaske
• Für den Gesprächspartner muss nur die Adressnummer aus der hinterlegten Personenadressnummer der betreffenden Firma gewählt werden. Am schnellsten geht die Eingabe, wenn entsprechend der Suchkriterien nach dem Namen gesucht wird.

Mit der Auswahl einer Adressnummer füllen sich die grau hinterlegten Felder automatisch.

• Speichern des Datensatzes mit F1.

Nach Leeren der Maske könnte potentiell gleich ein zweiter Gesprächspartner zu dem Besuchsbericht hinterlegt werden.

Über den Button `Zurück` gelangt man wieder in die Maske BERICHTE, wo die Eingaben in der Submaske abgebildet sind.

• Doppelklick in die Submaske BEGLEITER
• Eintragen des entsprechenden Mitarbeiters
• Speichern mit F1

Dem Feld Begleiter ist die Benutzer-Übersicht hinterlegt. Das heißt, man kann über das schwarze Dreieck des Feldes gehend, aus der Tabelle den begleitenden Mitarbeiter wählen, mit Doppelklick übernehmen und den Datensatz dann speichern.

Auch diese Einträge werden in der BERICHTE-Maske abgebildet.

Die Submaske BESPROCHENE ANGEBOTE kann, solange sie noch keine Einträge hat, automatisch durch Klicken auf das Feld füllen gefüllt werden, oder manuell in der Submaske selber. Dadurch werden automatisch alle, mit dem Projekt verknüpften, laufenden Angebote in der Submaske angezeigt.

Durch Betätigen des Buttons löschen werden alle Einträge wieder gelöscht. Das Löschen einzelner Einträge ist nur aus der Detailansicht (in der Submaske den betreffenden Datensatz löschen) möglich.

Durch Doppelklick in die Submaske gelang man in die Detailansicht. Hier hat man die Möglichkeit den Status, die Prognose und den Entscheidungstermin der einzelnen Angebote zu ändern. Sobald die Aktion `Bericht verteilen` in der vorherigen Maske BERICHTE ausgeführt wird, überschreiben die hier gemachten Angaben die Angaben im Angebot selbst.

In der Submaske PRODUKTARTEN kann für den Bericht eine oder mehrere Produktarten hinterlegt werden.

• Doppelklick in die Submaske PRODUKTART
• Wählen der gewünschten Produktart aus der hinterlegten Tabelle
• Speichern mit F1

Im Register 'Details' kann im Bereich Berichtstext ein freier Text zu dem Bericht hinterlegt werden. Außerdem kann hier die Verteilung des Berichts über Wiedervorlage an verschiedene Personen oder Personen-Gruppen eingesehen oder angelegt werden.

• Feld Verteilergruppe in der Mitte anklicken und eine Gruppe aus der hinterlegten Tabelle wählen
• Button füllen anklicken
• gegebenfalls Wiederholen des Vorgangs, falls mehrere Verteilergruppen benötigt werden
• Speichern der Berichtsänderung mit F2

In der Submaske können die Einträge gegebenenfalls noch ergänzt werden.

• senden: Auswahl, ob die Verteilung an einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe erfolgen soll
• Kopie: bestimmt, ob die Wiedervorlage für die Gruppe 1mal oder für jedes Gruppenmitglied einzeln erzeugt wird.
• an: Je nachdem, ob an eine Gruppe oder einen einzelnen verteilt werden soll, kann aus der hinterlegten Gruppen-Tabelle bzw. Benutzer-Tabelle ein Datensatz gewählt werden
• Name/Bez.: Name des Benutzers / Bezeichnung der Gruppe
• Termin: Datumsangabe, zu dem die im Feld ToDo eingetragene Aktion stattfinden soll. Im anschließenden Feld kann noch festgelegt werden, ob diese Datum genau auf den Tag, die Woche, das Monat oder das Jahr bezogen sein soll.
• Anweisung: freies Textfeld als Information für den Empfänger

Hier kann z.B der Bericht einmal mit der Aufforderung einer Angebotserstellung an eine bestimmte Benutzergruppe geschickt werden, und gleichzeitig an eine andere Person zur Kenntnisnahme. Nachdem beide Datensätze eingegeben wurden kann mit dem 'Zurück'-Button wieder in die Maske BERICHTE gewechselt werden, wo die Einträge nun in der Submaske aufgelistet sind.

Im Register Berichte-Kopien sind gegebenenfalls Duplikate des aktuellen Berichts aufgelistet.

Diese Berichte sind nur noch in der Submaske schreibbar. Am Originalbericht können nur in den Submasken Datensätze gelöscht werden, die vom Empfänger nicht eingesehen werden sollen.

An dieser Stelle ist die Erstellung des initialen Berichts für das Projekt beendet. Um ihn noch an die, in der Submaske VERTEILER eingetragenen Personen, und gegebenenfalls den im Feld Ersteller angegeben Mitarbeiter weiterzuleiten muss die Aktion 'Bericht verteilen' ausgelöst werden.