Das Ablegen von Dokumenten im Verzeichnis 'incoming' muss für einzelne Benutzern explizit erlaubt werden. Hierzu muss in der Maske Benutzer im Screen Zusätze das Kennzeichen Dokumentenordner aktiviert werden.
Dabei wird für diesen Beutzer automatisch ein Unterverzeichnis mit seinem Namen im Verzeichnis 'incoming' erstellt, in das Dokumente gespeichert werden können. Um das Verzeichnis in den Verzeichnisbaum des Benutzers einzubinden, muss der Samba-Server vom Adminstrator konfiguriert werden. Sobald ein Dokument in einem dieser Unterverzeichnisse abgelegt ist, kann es in mercaware weiter bearbeitet werden.