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Erfassen von Bestellungen
Eine Bestellung setzt sich aus einem Bestellkopf und eine oder mehrere Positionen zusammen. Im folgenden wird beschrieben, wie eine Bestellung manuell erfasst werden kann. Ebenso ist es möglich, dass die Bestellung direkt aus einem Auftrag oder über einen Bestellvorschlag automatisiert angelegt wird.
- Bestellunummer
- Kreditor (Lieferant)
- Bestelldatum
Positionsdaten sind z.B.:
- Artikelnummer
- Menge
- Preis
- Wunschtermin der Position
Bestellkopf öffnen
Wenn man sich im Startmenü befindet gelangt man mit Klick auf Einkauf in das Einkaufsmenü. Mit Klick auf Bestellungen werden die Bestellungen geöffnet.
Es öffnet sich die Bestellung, die durch die Sortierung in der Übersicht ganz oben erscheinen würde.
Erfassen der Kopfdaten
Mit klick auf das Zeichen im Menü leert sich die angezeigte Maske damit die Kopfdaten eingegeben werden können. Alternativ können die vorhandenen Daten überschrieben werden.
Auswahl Kreditor
Nach dem Kreditor kann gesucht werden, wenn die Kreditorennummer nicht bekannt ist. Ohne Kreditor kann eine Bestellung nicht gespeichert werden.
- Kreditorennummer
- Kreditorenadresse
- Zahlungsbedingung
- Lieferbedingung
- Zahlungsweise
- Währung
Diese Informationen können im Bestellkopf geändert werden.
Erfassen von weiteren Daten und Speichern der Bestellung
Nachdem der Kreditor ausgewählt wurde können bei Bedarf weitere Felder ausgefüllt werden, wie z.B. Kommission.
Nachdem alle Felder korrekt ausgefüllt wurden kann mit Klick auf das Feld Datensatz einfügen der Auftrag gespeichert werden. Dabei wird, sofern keine manuelle Bestellnummer im Feld Bestellung eingetragen wurde, eine fortlaufende Bestellnummer automatisch aus dem Nummernkreis vergeben.
Bestellpositionen erfassen
Mit Doppelklick auf das Fenster Bestellpositionen gelangt man in die Positionsmaske. Dort können die Bestellpositionen der Bestellung hinzugefügt werden.
Auswahl des Artikels oder Tätigkeit
Über das Feld EK.Typ kann entschieden werden, welche Art von Position erstellt werden soll:
- Artikel: Wählt einen Artikel aus dem Artikelstamm aus
- Tätigkeit: Wählt eine Tätigkeit aus dem Tätigkeitenstamm aus
- Konten: Wählt einen Vorgang aus, der weder mit Artikeln oder Tätigkeiten in Verbindung gebracht werden kann (z.B. Büromaterial, Werkzeuge etc.)
In Abhängigkeit der Auswahl kann im Feld daneben nach Artikeln, Tätigkeiten oder Konten gesucht werden.
Eingabe der Menge und Preisfindung
Nachdem eine Menge angegeben wurde, werden die Einkaufspreise durchsucht und der für den Krediitor gültigen Preis ermittelt. Die Einkaufspreise sind im Artikelstammsatz im Register Einkauf eingetragen. Gibt es keinen Treffer in einer Preisliste, wird der HEK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen.
Weitere Angaben
Je nach Bedarf können weitere Felder gefüllt werden, wie z.B.:
- Wunschtermin (Lieferdatum)
- Varianten
- Chargennummer
Die Felder können auch im Nachhinein verändert werden.
Speichern der Bestellposition
Nachdem alle relevanten Daten angegeben wurden, kann die Position gespeichert werden. Hierzu kann das Feld Datensatz einfügen, wie im Auftragskopf, geklickt werden. Ob eine Position erfolgreich gespeichert wurde, kann im Feld Position geprüft werden.