Vorauswahl der Empfänger
Wenn Sie auf der Homepage auf den Button Fax- und Mail-Versand klicken, erscheint eine Maske mit der Registerkarte Vorauswahl der Empfänger. Gleichnamige ermöglicht es, Empfänger anhand einer hinterlegten Abfrage vorauszuwählen. Eine solche Abfrage kann durch einen Administrator oder einen privilegierten Benutzer mit SQL-Kenntnissen angelegt werden.
Als Benutzer erhalten Sie eine Liste möglicher Abfragen, wenn Sie am Ende des Feldes Abfrage auf … klicken. Durch Anklicken eines Datensatzes in der Liste und dem Button Zurück mit Daten in der Leiste können Sie diese übernehmen. Ist nur eine Abfrage hinterlegt, so wird Ihnen diese sofort angezeigt, doch können Sie auch hier diese mit einem Klick auf den Button Zurück mit Daten in der Leiste übernehmen. In jedem Fall ist die Maske mit der eigentlichen Abfrage nur lesbar um sicherzustellen, dass es zu keiner versehentlichen oder ungewollten Änderung kommt.
In der darunterliegenden Submaske Abgrenzungen befinden sich nach dem Übernehmen der Abfrage unter Umständen vordefinierte Kriterien, die zur Abgrenzung des Ergebnisses, das die Abfrage liefert, verwendet werden können. Die Spalte Typ gibt hierbei an, ob dieses Kriterium ausgefüllt werden muss, oder ob es sich um eine optionale Abgrenzung handelt. In diesem Beispiel hat die Spalte Typ den Inhalt „Feldwert (optional)“, d.h. das Feld in der Spalte Wert kann ausgefüllt werden, muss es aber nicht.
Die Datensätze in der Submaske Abgrenzungen werden - sofern durch die Abfrage gegeben - folgendermaßen editiert: Doppelklick auf das Kriterium, das abgeändert bzw. gesetzt werden soll. In der erscheinenden Maske muss anschließend das Feld Wert ausgefüllt werden. Im Beispiel wurde für das Kriterium „Ort“ der Wert Stuttgart eingetragen. Um diese Änderung zu speichern, muss die Taste F2 gedrückt bzw. der entsprechende Button in der Leiste angeklickt werden. Mit dem Button Zurück ohne Daten bzw. mit der Taste ESC gelangt man wieder zur vorhergehenden Maske und kann eventuelle weitere Kriterien festlegen. Das Ergebnis der Abfrage „Alle Adressen“ wird nun auf den Ort „Stuttgart“ abgegrenzt.
Sollten Sie bei einer Abfrage ein benötigtes Kriterium vermissen, so lassen Sie uns dies bitte wissen. Aufgrund der hohen Flexibilität, die durch die SQL-Abfrage ermöglicht wird, können wir beim Erstellen einer solchen Abfrage für Sie nicht alle sinnvollen Möglichkeiten automatisch berücksichtigen.
Mit einem Mausklick auf den Button Vorauswahl oder über das Menü Formularauswahl und Vorauswahl treffen wird die Abfrage ausgeführt. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bei den Abgrenzungen führen hier zu einer Fehlermeldung und müssen gefüllt werden. Die Daten bzw. Ergebnisse dieser Abfrage werden in die Submasken Fax-Selektion (Registerkarte Fax-Empfänger), Mail-Selektion (Registerkarte Mail-Empfänger) und Keine Empfänger (Registerkarte Keine Empfänger) eingetragen.