Der Auftragserfasser muss darauf achten, dass die Auftragsnummer nicht doppelt im System vorhanden ist. Sollte die Auftragsnummer beim Speichern bereits vorhanden sein, erscheint beim Speichern die Fehlermeldung

[1000] Datenbankfehler: <ERROR: duplicate key value violates unique constraint „atrk_412“>.

Sofern das Feld beim Speichern leer ist, wird sie aus dem Nummernkreis automatisch vergeben, was die Nummernvergabe wesentlich vereinfacht.

In Abhängigkeit der Einstellungen in der Schnellsuche, können in diesem Feld die Suchkriterien eingegeben werden, um den Debitor (Kunden) auszuwählen. Natürlich kann die Debitorennummer auch direkt ausgefüllt werden. mit der Übernahme der Nummer werden auch folgende Informationen aus dem Debitorenstammsatz in den Auftragskopf übernommen:

• Debitorenadresse
• Lieferadresse
• Rechnungsadresse
• Sprache der Debitorenadresse
• Zahlungsbedingung
• Währung des Debitors
• Kopfrabatt
• Formulartyp
• Vertriebsbeauftragter
• Preislisteninformationen
• Verbdandsinformationen
• Nebenkostenregelsätze

Auf die Bedeutung der einzelnen Felder wird im späteren Verlauf eingegangen.

Die Debitorenadresse wird automatisch aus dem Debitorenstammsatz übernommen. Sie kann in Einzelfällen abgeändert werden. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass bei Lieferungs- und Rechnungserstellung andere Adressen herangezogen werden.

Das Auftragsdatum wird mit dem Tagesdatum vorgeschlagen und kann manuell abgeändert werden. Das Datum wird in das Feld Leistungsdatum in die Auftragsposition übernommen und ist dort u. A. bestimmend für die Ermittlung des korrekten Steuersatzes.

Der Status kann drei unterschiedliche Zustände haben.

• Erfasst: Der Auftrag wurde lediglich im System erfasst. Es sind noch keine Lieferungen oder Berechnungen erfolgt.
• in Arbeit: Mindestens eine Lieferung oder Rechnung wurde durchgeführt. Der Auftrag wurde aber noch nicht vollständig geliefert und berechnet.
• Erledigt: Alle Auftragspositionen wurden vollständig geliefert und berechnet.

Der Staus wird automatisch vom System gesetzt und kann ggf. manuell verändert werden.

Der Auftragstyp dient zur Kategorisierung der Auftragsarten. So kann der Auftragstyp dafür sorgen, dass ein Auftrag nicht geliefert bzw. berechnet werden kann.

Die Zahlungsbedingung wird vom Debitorenstamm automatisch übernommen. Sie ist auf read-only (nur lesbar) gesetzt, was zur folge hat, dass die Zahlungsbedingung nicht abgeändert werden kann. Dies beugt versehentliche Änderungen vor. Sollte die Zahlungsbedingung dennoch abgeändert werden, kann das Feld manuell aktiviert werden.

Die Währung wird aus dem Debitorenstammsatz übernommen. Sie kann im Auftrag dennoch abgeändert werden. Das Feld Faktor beschreibt den Umrechenfaktor zur Mandantenwährung und wird aus der Tabelle der Währungen ermittelt.

Dieser Rabatt wird vom Debitorenstammsatz übernommen und kann manuell übernommen werden. Ggf. bestünde auch die Möglichkeit, das Feld auf read-only zu setzen, damit der Rabatt nicht verändert werden kann.

Im Frame Beträge werden folgende Felder aus den Auftragspositionen summiert:

Der Nettowert errechnet sich in der Auftragsposition aus der Anzahl multipliziert mit dem Preis. Da dieser Preis ggf. mit einem Umrechenfaktor versehen ist, wird zur Berechnung der Umrechenfaktor mit einbezogen.

Auf der Basis des Nettowertes kann anhand des Prozentsatzes im Feld Rabattsatz in der Position der Positionsrabatt errechnet werden.

Der Warenwert das Ergebnis aus dem Nettowert abzüglich dem Positionsrabatt.

Auf der Basis des Warenwertes kann anhand des Prozentsatzes im Feld Rabattsatz im Auftragskopf der Kopfrabatt errechnet werden.

In diesem Feld wird das Feld Kosten aus den Nebenkostenpositionen summiert.

Dieses Feld errechnet sich aus dem Warenwert abzüglich dem Kopfrabatt und zuzüglich der Nebenkosten. Die Steuerbemessung bildet die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer.

Hier wird die Umsatzsteuer angezeigt, die sich aus den einzelnen Positionen summiert. Die summierung auf der Basis der Auftragspositionen ist deshalb notwendig, weil möglicherweise Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen vorhanden sind.

Hier wird der Bruttowert des Auftrages angezeigt.

In diesem Feld wird die Bestellnummer des Kunden eingetragen. Diese Information wird in der Auftragsbestätigung gedruckt.

Hier wird die Kommission des Kunden eingetragen. Dies Feld dient lediglich zu Informationszwecken.

Der Sachbearbeiter dient für den Kunden zur Information, wer den Auftrag erfasst hat. Die Auswahltabelle entpricht der Usertabelle. Der Sachbearbeiter wird in der Auftragsbestätigung gedruckt.