besondere Abrechnungsfälle

Neben der Erstellung der regulären Ausgangsrechnung, die sich immer auf Auftrags- oder Nebenkostenpositionen bezieht, ist es möglch positionsunabhängige Rechnungen zu stellen, die sich lediglich auf einen Auftrag beziehen.

Dokumentenarten

Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen

Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung wird gestellt, obwohl noch keine Leistung oder Lieferung für den Auftrag erfolgt ist. Da hier noch keine Leistung im umsatzsteuerlichem Sinne erbracht wurde, erfolgt die Berechnung ohne Umsatzsteuer (Steuersatz = 0).

Abschlagsrechnung

Eine Abschlagrechnung wird dann gestellt, wenn eine Leistung oder Lieferung erbracht wurde, diese aber pauschal in Form eines Abschlags abgerechnet werden.

Schlussrechnung

Mit der Schlussrechnung werden die Auftragspositionen berechnet. Die Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen werden mit der Schlussrechnung verrechnet.

Vorkasserechnung

Vorkasserechnungen werden an den Kunden geschickt, wenn die Auftragsfreigabe erst nach dem Geldeingang für die Vorkasserechnung erfolgen darf.

Proformarechnung

Für den grenzüberschreitenden Lieferverkehr sind teilweise Proformarechnungen zu stellen. Eine Proformarechnung hat keinen Einfluss auf die Buchhaltung und es ist die einzige Rechnungsart, die keinen Buchungssatz erzeugt.

Maskenaufbau und Felder

Die Maske für die Erfassung der Vorgänge befindet sich im Auftragskopf. Nach der Erfassung der Felder kann dann über eine Aktion die Rechnungsstellung ausgeführt werden.

Felder

Dokumentenfelder

Dokumentennummer

Die Dokumentennummer dient zu Festlegung der fortlaufenden Nummernvergabe bei mehreren Dokumenten.

Beispiel:
Bei mehreren Abschlägen müssen die Rechnungen fortlaufend nummeriert werden
(1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw.)

Dokumentenart

Über die Dokumentenart (ENUMPD) wird gesteuert, um welche Art von Rechnung es sich handeln soll. Folgende Dokmentenarten stehen zur Verfügung:

Anzahlungsrechnung
Abschlagsrechnung
Vorkasserechnung
Proformarechnung

Die Dokumentenart Schlussrechnung existiert nicht in dieser Auswahl. Die Schlussrechnung hat die gleiche Funktionalität wie bei einer „normalen“ Rechnung mit dem Unterschied, dass bei einer Schlussrechnung die Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen zurückgebucht werden.

Positionbezeichnung

Dieser Text (50 Zeichen) wird im Rechnungssdokument als Positionbezeichnung angedruckt.

Positionstext

Dieser Text (255 Zeichen) wird im Rechnungsdokument unterhalb der Positionsbezeichnung angedruckt.

berechnet mit

In diesem Feld wird die Rechnungsnummer eingetragen, mit der die Position berechnet wurde. Diese Nummer ist referenziert in die Tabelle VK-Rechnungen (REK)

verrechnet mit

In diesem Feld wird die Rechnungnummer der Schlussrechnung eingetragen, mit der die Position verrechnet wurde.

Buchhaltungsfelder

Für die Rechnungstellung muss die Steuerfindung durchlaufen werden. Außerdem wird aus der Rechnungserstellung heraus auch ein Buchhungssatz in der Buchhaltung erzeugt. Einzige Ausnahme hierfür ist die Proformarechnung.

Die Buchhaltungsfelder sind identisch zu denen aus der Auftragsposition. Auch die Funktionsweise der Steuererfindung und die Kontierung erfolgt auf die gleiche Weise.

abweichendes Hauptbuchkonto

In der Regel wird eine Kundenrechnung auf das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen kontiert. Dieses Hauptbuchkonto ist dem Debitor hinterlegt worden. Die Dokumentenarten Anzahlung, Abschlag und Vorkasse werden jedoch auf andere Hautpbuchkonten kontiert (z.B. auf erhaltene Anzahlungen).

In dieser Tabelle wird dem Feld Dokumentenart das abweichende Hauptbuchkonto eingetragen. Das Feld referenziert auf die Tabelle Kontorahmen.