Anlegen einer Firmenadresse

Register Adresse

Anschrift

In diesen Feldern werden neben der Firmenbezeichnung die Adressdaten eingegeben. Sofern für die PLZ ein Ort erfasst wurde, wird dieser inkl. des Länderkennzeichens automatisch zugeordnet. Eine Speicherung des Ortes erfolgt mit den ersten Speichern.

Verknüpfung zu weiteren Adressen

Konzern

Hier kann die Adresse der Konzernzentrale eingetragen werden.

Weitere Personen in der Firma

Da üblicherweise in einem Unternehmen mehrere Kontaktpersonen vorhanden sind, können zu jeder Firmenadresse beliebig viele Personenadressen erfasst werden. Diese werden in diesem Fenster angezeigt. Mit Doppelklick kann die Adresse geöffnet werden.

Kommunikationsdaten

Als Kommunikationstyp können folgende Medien erfasst werden:

  • Telefon
  • Mobiltelefon
  • Fax
  • E-Mail
  • Internet-Adresse

Je nach gewähltem Typ werden die zugehörigen Felder schreibbar. Die jeweilige Angabe wird nach dem Speichern in den Feldern Anzeige und Rufnummer angezeigt. Die Darstellung im Feld Anzeige wird für Druckdokumente übernommen. Eine Reihenfolge der Darstellung der Datensätze in der Submaske der Maske ADRESSEN kann festgelegt werden, wobei der Eintrag '0' für eine Darstellung an oberster Stelle steht.

Datensätze, die als Haupt-Datensatz deklariert sind, werden mit höchster Priorität, das heißt mit bevorzugt oben in Listen abgebildet. Außerdem werden diese Daten bei Kontakten automatisch vorbelegt, d.h. beim Versenden von Angeboten oder Bestellungen werden sie in den Druckeinstellungen automatisch vorgeschlagen. Bei der Angabe einer Telefon- oder Fax-Vorwahl ist zu beachten, dass keine führende Null angegeben werden darf. Die Voreinstellung hierfür ist in der dem Feld Land hinterlegten Tabelle vom Administrator konfigurierbar. In Abhängigkeit von dieser Einstellung erfolgt die Darstellung im Feld Rufnummer, das für eine IPTelefonie vorgesehen ist. In Verbindung mit einem Kurzwahltelefon oder -Fax (KW Telefon / Fax) kann das Feld intern angeklickt werden, um die Telefon-Kurzwahl als interne Nummer zu kennzeichnen. Zu einer Adresse können beliebig viele Kommunikations-Datensätze angelegt werden. Um eine weitere Kommunikationsform anzulegen, muss, nach speichern des Datensatzes, die Maske zunächst geleert werden.Beim Speichern des Datensatzes wird automatisch eine laufende Nummer vergeben, die im Bereich Adressinformationen im rechten Feld angezeigt wird.

Statusinformationen

Status

Der Status kann beliebig ausgewählt werden. Er ist ein Selektionskriterium für Adressabfragen

Pate

Als Pate ist der Verantwortliche der Adresse zu verstehen. Dies kann z.B. ein Key-Accounter sein, der allein berechtigt ist den Adressdatensatz zu ändern oder zu sperren.

Gebiet

Je nach der Zuordnung der PLZ zu einem Gebiet, wird dieses automatisch ausgewählt und angezeigt.

Freigabe

Über das Freigabekennzeichen können betiebliche Genehmigungsverfahren realisiert werden. Es kann so eingestellt werden, dass eine Adress nur dann weiterverarbeitet werden kann (z.B. Debitorenanlage), wenn die Freigabe erfolgt ist. Das Aktivieren dieses Feldes kann widerum nur von einzelnen Usern durchgeführt werden.

Kennzeichen Verwendet

Das Kennzeichen Verwendet wird automatisch gesetzt, sobald die Adresse in einer Bestellung, einem Auftrag oder einem Vertrag verwendet wird. Sie ist dann nicht mehr veränderbar, da sie in Dokumenten wie z.B. Rechnungen festgeschrieben ist. Sollte sich eine Adresse ändern, so kann sie mit Angabe des entsprechenden Sperrgrundes gesperrt und dann neu angelegt werden. Natürlich kann einzelnen Usern die Berechtigung erteilt werden, dass Kennzeichen zu deaktivieren. Dann sind die Adressdaten wieder änderbar.

Anlagegrund

Hier kann angegeben werden, warum die Adresse im System angelegt wurde (z.B. Messeakquise)

Sperren einer Adresse

Wird die Adresse gesperrt, kann diese nicht mehr verarbeitet werden. Beim Sperren einer Adresse wird automatisch das Feld von mit dem angemeldeten User ausgefüllt. Zusätzlich muss ein Sperrgrund angegeben werden. Somit kann garantiert werden, dass eine Sperrung nachvollzogen werden kann.

Register Firma-Profil

Klassifikation

Bundesland

In diesem Feld erfolgt die Zuordnung zum Bundesland, in dem sich der Firmensitz befindet.

Branche

Die Branche des Unternehmens kann aus einer dem Feld hinterlegten Tabelle gewählt oder bei Bedarf neu angelegt werden. Zum Anlegen einer neuen Branche kann direkt in die Tabelle gewechselt werden. In der Branche können auch die zugehörigen Bezeichnungen des Statistischen Bundesamtes hinterlegt werden, die für die Erstellung von Intrastat-Meldungen benötigt werden.

Größe

Angabe der Größe des Betriebes in Anzahl der Beschäftigten.

ZEK

Wenn eine Firma über einen Zentraleinkauf abgewickelt wird, kann hier die Nummer des zentralen Einkaufs eingetragen werden.

Kennzeichen

Neben den drei frei definierbaren Kennzeichenfeldern, kann die Adresse zusätzlich deklariert werden in:

  • Konkurrent
  • Lieferant
  • Vertriebspartner

letzter Besuch

Das Datum des letzten Besuchs wird automatisch eingetragen, sowie im anschließenden Feld die Berichtsnummer, aus der die Information des Kontakts stammt. Mit einem Mausklick auf die Feldverknüpfung des Feldes kann man den Bericht einsehen.

Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten werden in eigenen Tabellen verwaltet und über die Postleitzahl bzw. das Gebiet zugeordnet. Hier sind die zuständigen Markt- und Produktverantwortlichen zu der Firmenadresse aufgeführt, im Feld Pate/KAM steht der marktverantwortliche Vertriebsmitarbeiter, und in der Tabelle darunter sind die auf der jeweiligen Produktebene verantwortlichen Personen aufgelistet.

Branchensegmente

Hier kann eine Liste für detaillierte Branchensegmente zu der im Bereich 'Klassifikation' angegebenen Branche angelegt werden. Im Feld ID-Adresse steht die Firmenadressnummer, der ein Branchensegment zugeordnet werden soll. Durch Anklicken des Feldes Branchensegmente öffnet sich eine Auswahl, aus der ein Datensatz durch Anklicken übernommen und gespeichert werden kann. Nach Leeren der Maske kann eine weitere Zuordnung erfolgen.

Werkstücke/Technologie

In dieser Submaske kann eine Liste für Werkstücke bzw. Technologien hinterlegt werden, die der Firmenadresse zugeordnet sind.

Segment

In der Submaske SEGMENT werden als Vertriebsinformation Produkt-Segmente, die für die Firmenadresse interessant sind, ihre Betreuung und Klassifizierung hinterlegt.

Register Firma-Zusatz

Im Register 'Firma-Zusatz' werden zusätzliche Informationen, wie Bankverbindung, eine interne Kategorie, eventuell die Abbildung eines Firmenlogos und verschiedene Kennzeichen verwaltet.

Finanzspezifische Informationen

USt-ID-Nr.

Für innergemeinschaftliche Geschäfte kann an der Adresse eine Umsatzsteuer-Identnummer hinterlegt werden. Bei der Steuerfindung in der Auftragsposition entscheidet dieses Kennzeichen darüber, ob eine steuerfreie oder steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt.

USt-ID-Nr. geprüft

Dieses Kennzeichen wird gesetzt, nachdem eine erfolgreiche Prüfung beim Bundesamt für Finanzen erfolgt ist.

Bankverbindung

Die Daten für die Bankverbindung kann in der Adresse zentral verwaltet werden. Sie wird bei der Anlage eines Kreditors oder Debitors übernommen.

HR-Eintrag und Freitext

Neben der Nummer aus dem Handelsregister kann ein beliebiger Freitext zur Adresse erfasst werden, der für die finanzspezifischen Daten von Bedeutung ist.

Interne Informationen

Kategorie

Diese Kategorie dient intern für Auswertungsvorgänge.

Kurzbezeichnung

Die Kurzbezeichnung kann alternativ als Matchcode verwendet werden.

In diesem Feld kann der Link zu einer Bilddatei eingetragen werden. Das Bild (Logo) wird dann unterhalb der Eingabezeile angezeigt.

innerbetriebliche Kennzeichen

Kennzeichen Intern

Dieses Kennzeichen markiert eine interne Adresse, z.B. Mitarbeiter oder Vertriebsbeauftragter

Kennzeichen Visitenkarte

Das aktivierte Kennzeichen bedeutet, dass die Adresse von einer Visitenkarte übernommen wurde.

Kennzeichen Mailing

Das aktivierte Kennzeichen bindet die Adresse zwingend in Mailing-Kampagnen ein, auch wenn sie nicht in das Kampagnen-Profil passt.

Kennzeichen kein Mailing

Das aktivierte Kennzeichen schließt die Adresse aus Mailing-Kampagnen aus.

Kennzeichentabelle

Hier können Adressen zu vordefinierten Kennzeichen zugeordnet werden. Diese Kennzeichen können dann z.B. für Telefonlisten ausgewertet werden.

Register Historie

Im Register Historie befinden sich die Submasken HISTORIE, in der Termine und Aktivitäten zu der Adresse verwaltet werden können, und ZUSÄTZLICHE ADRESSEN, in der noch weitere Adressen, zu der Firmenadresse gespeichert werden können.

Dubletten

Über eine Dubletten-Prüfung soll ein unbeabsichtigt doppeltes Anlegen einer Adresse vermieden werden. Anhand definierter Adresskriterien wird beim ersten Speichern einer Adresse geprüft, ob im System schon eine Adresse mit den selben Kriterien angelegt ist. Falls ja, erfolgt eine Warnung und in der Submaske des Registers `Dublette` wird die im System gefundene Adresse zusätzlich abgebildet. Der Anwender hat jetzt die Möglichkeit die Adresse bewusst doppelt oder geändert zu speichern, indem er das Kennzeichen Dublettenprüfung deaktivieren setzt und erneut speichert. Dabei wird automatisch eine neue Adressnummer vergeben.

crm/firmenadr.txt · Zuletzt geändert: 01.03.2020 08:25 (Externe Bearbeitung)
 

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