Dokumente zuweisen

Über die Maske Dokumente zuweisen können Dokumente bearbeitet und den einzelnen Vorgängen zugewiesen werden.

Im Bereich Dokumenteninformationen stehen alle, dem System bereits bekannten Informationen über das Dokument, während im Bereich Archivinformationen vom Anwender Eingaben vor dem Speichern und Zuordnen des Dokumentes noch ergänzt werden können.

Hier steht der Name, unter dem das Dokument gespeichert wurde.

Hier wird das Datum und der Zeitpunkt angezeigt, zu dem der Benutzer das Dokument gespeichert hat.

Hier ist der Benutzer zu sehen, der das Dokument gespeichert hat.

Hier steht der Benutzer, dem das Dokument gehört.

Dieser Wert zeigt wie oft das Dokument zu einem Vorgang zugwiesen wurde.

Hier ist zu sehen, um welchen Dokumententyp es sich handelt.

Dies ist ein Aktions-Button, über den man sich das Dokument anzeigen lassen kann. Beim Anklicken des Buttons wird ein separates Fenster geöffnet, in dem das Dokument abgebildet wird. Es ist darauf zu achten, dass die entsprechende Software zum Ansehen der Dokumente installiert ist.

Hier steht eine eindeutige Nummer, die vom System automatisch vergeben wurde. Das Dokument ist über diese ID eindeutig identifizierbar.

Hier kann eine Kurzbeschreibung zu dem Dokument eingegeben werden. Eine ausführliche Beschreibung kann im Feld Gesamtbeschreibung erfolgen.

Diesem Feld kann eine Liste mit Schlagworten hinterlegt werden, die einzelnen Dokumenten zugeordnet werden können.

Über dieses Feld können Dokumente in virtuellen Ordnern gruppiert werden.

Hier kann das Dokument einer Maske zugeordnet werden aus der hinterlegten Tabelle kann eine Maske gewählt werden, der das Dokument zugeordnet werden soll. Dabei erscheint ein zusätzliches Feld Wert, das mit den Datensätzen der gewählten Maske verknüpft ist.

Hier kann eine definierte Benutzer-Gruppe eingetragen werden, die das Dokument einsehen darf. Es ist dann für andere Benutzer nicht über den Button Dokument anzeigen einsehbar. Ohne Eintrag ist das Dokument für alle Anwender sichtbar.

Hier kann (auch zusätzlich zu einer Gruppe) ein Benutzer eingetragen werden, der das Dokument einsehen darf. Es ist dann für andere Benutzer nicht über den Button Dokument anzeigen einsehbar. Ohne Eintrag ist das Dokument für alle Anwender sichtbar.

Über die Funktion Dokumente zuweisen wird das Dokument mit allen Ergänzungen im Bereich Archivinformationen in der Maske gespeicherte Dokumente archiviert und zusätzlich in dem zugeordneten Datensatz (z.B. Bestellung) im Register Dokumente aufgelistet.

Hier kann das Dokument von dem autorisierten Benutzer nun aus der Maske, dem das Dokument zugeordnet wurde, eingesehen werden.