Mahnlauf

Der Mahnlauf ermittelt die überfälligen Rechnungen und prüft, ob, anhand der Stammdaten des offenen Postens (OP) und des Debitors, der OP gemahnt werden kann. Der Mahnlauf wird in drei Schritten durchgeführt:

Der Mahnlauf kann vorbereitet werden, wenn im Hauptmenü auf Buchhaltung, Anschließend auf Mahnung und danach auf Mahnung vorbereiten geklickt wird. Zu beachten ist, dass ein bestehender Mahnlauf, der in Bearbeitung ist, zurückgesetzt werden sollte.

Danach kann ausgewählt werden, ob der Mahnlauf auf einen Debitor oder eine Debitorengruppe eingegrenzt werden soll. Wenn das Feld leer bleibt, erfolgt keine Eingrenzung. Zudem kann entschieden werden, ob negative OPs berücksichtigt werden sollen.

Nachdem die Prämissen gesetzt sind, kann der Mahnlauf vorbereitet werden, in dem man die Funktion Mahnungen vorbereiten ausführt. Mit dem Ausführen wird man in die Maske Mahnung bearbeiten weitergeleitet.

Die Maske Mahnung bearbeiten unterteilt sich in den sog. Mahnkopf und den Mahnpositionen. Während im Mahnkopf Daten enthalten sind, die sich auf die komplette Mahnung eines Kunden beziehen, sind in den Mahnpositionen die OP-Informationen hinterlegt.

Mit Klick auf diese Funktion wird die Mahnung gedruckt, ohne dass ein Speichervorgang durchgeführt wird. Somit kann die Mahnung simuliert werden. Dabei wird das Druckformular so ausgegeben, dass es identisch zu dem Druckformular ist, das letztendlich nach dem Speichern an den Kunden geschickt wird.

Mit Klick auf die Funktion Mahnvorschlag wird eine Mahnvorschlagliste ausgedruckt. Die Mahnvorschlagsliste enthält die zu mahnenden OPs in tabellarischer Form. Sie dient somit zu besseren Übersicht der Mahnpositionen.

Die Maske Mahnkopf ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Fenster befinden sich die Mahnpositionen, die nicht bei der Mahnung berücksichtigt werden sollen. Im Unteren hingegen sind die Mahnpositionen, die angemahnt werden sollen. Sie können nun mit den Tasten Hinzufügen, alle hinzufügen, entfernen und alle entfernen die Mahnopsten innerhalb der beiden Fenster verschieben.

Wenn ein Posten ganz sicher nicht gemahnt werden soll, kann alternativ die Mahnposition gelöscht werden. Dieser Vorgang kann jedoch nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Mit Klick auf die Funktion Zurücksetzen, werden alle Mahnpositionen eines Kunden gelöscht. Da dieser Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann, erscheint zur Sicherheit eine Abfrage, ob der Anwender sich sicher dabei ist.

Wenn der Mahnlauf nicht gespeichert werden soll, kann er mit Klick auf die Funktion Alle zurücksetzen vollständig gelöscht werden. Auch hier erscheint einen Sicherheitsabfrage um ein versehentliches Löschen des Mahnlaufs zu vermeiden.

Mit Klick auf die Funktion Mahnlauf speichern, kann der Mahnlauf abgespeichert werden. Danach ist es nicht mehr möglich Einfluss auf die Mahnpositionen zu nehmen. In den gemahnten OPs wird die Mahnstufe hochgesetzt und die Mahnpostionen werden abgespeichert.

Mit dem Speichern erfolgt ein Maskenwechsel in die Maske Mahnlauf. Dort werden neben dem aktuellen zusätzlich die historischen Mahnläufe angezeigt. Über die Funktion Mahnlauf drucken können nun alle Mahnungen gedruckt werden.