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Fallbeispiele für fehlerhafte Buchungserfassungen
Folgende Buchungskonstellationen können nicht innerhalb einer Position verbucht werden. Es müssen dann zwei Positionen angelegt werden.
1. Soll- und Habenkonto dürfen nicht gleichzeitig op-geführt und/oder Kontokorrent sein
Ein op-geführtes Konto kennzeichnet sich dadurch aus, dass im Stammsatz des Kontenrahmens das Feld OPGEFUEHRT_KONTENRAHMEN_KONTENRAHMEN aktiv gesetzt ist. Bei Debitoren und Kreditoren (Kontokorrentkonten) ist das Feld immer aktiv.
Aus einer Buchungsposition kann nur 1 offener Posten gebildet werden. Wenn nun sowohl als Soll- als auch als Habenkonto ein op-geführtes Konto angegeben wurde, kann der offene Posten nicht beiden Buchungen zugeordnet werden.
Es soll eine Umbuchung Kreditor an durchlaufende Posten durchgeführt werden. Zu Abstimmungszwecken wurde das Feld opgefuehrt in den Stammdaten des Kontos durchlaufende Posten aktiviert. Bei einem Kreditorenkonto ist das Feld immer aktiv.
Wird nun die Buchung Kreditor an durchlaufende Posten in einer Buchungsposition erfasst, erscheint folgende Fehlermeldung:
[1160230] buchungsbepos_mask: Soll und Haben darf nicht gleichzeitig OP-geführt und Kontokorrent sein
Der Buchungssatz muss also auf zwei Buchungspositionen aufgeteilt werden. Buchungspositon Nr. 1 enthält im Soll den Kreditor und Buchungsposition Nr. 2 enthält im Haben das Konto durchlaufende Posten.
2. Soll- und Habenkonto dürfen nicht gleichzeitig Mehrwertsteuerbuchungen erlauben
Es kann über die Aktvierung des Feldes mwstmoeglich in den Stammdaten des Kontos gesteuert werden, dass eine Steuerbuchung erfolgen soll, sobald das Konto in einer Buchungsposition ausgewählt wurde. Die Steuerfindung kann innerhalb einer Buchungsposition nur für ein Buchungskonto durchgeführt werden. Sobald also zwei Konten angegeben sind, die MWSt-relevant sind, kann sich die Steuerfindung nicht auf eine Buchung beziehen.
Es soll eine Umbuchung mit Steuerkorrektur durchgeführt werden. Folgender Buchungssatz soll verbucht werden.
Erlösschmälerung und 19% Umsatzsteuer an Aufwand und 19 % Vorsteuer.
Würde man nun in der Buchungsposition im Soll das Erlösschmälerungskonto und im Haben das Aufwandskonto angeben, würde folgende Fehlermeldung erscheinen:
[1160285] buchungsbepos: Beim angegebenen Konto darf nur Umsatzsteuer gebucht werden.
In der Buchungsposition kann nun als Sollkonto das Konto für Erlösschmälerung eingetragen werden. Das Habenkonto bleibt leer. Dieses wird in der Buchungsposition 2 gebucht. Sobald das Sollkonto eingetragen wurde, muss nun im Bereich der Steuer der Steuerfall Umsatzsteuer Inland und der Steuerschlüssel für 19% ausgewählt werden.
Danach kann nun in der 2. Buchungsposition das Habenkonto (Aufwandskonto) ausgewählt werden. Als Steuerfall kann nun Vorsteuer Inland mit dem Steuerschlüssel für 19% zugeordnet werden.
Es entsteht also der gewünschte Buchungssatz innerhalb eines Buchungskopfes verteilt auf 2 Positionen.
3. Direkte Vorsteuerbuchung
In manchen Geschäftsvorfällen ist es nötig, dass die Vorsteuer direkt gebucht wird. Das heißt, dass die Vorsteuerbuchung nicht aus einer Berechnung resultiert, die bei einer Sachkontenbuchung durchgeführt wurde.
Es soll bei einem KFZ-Schaden, der über die Versicherung abgerechnet wird, die Vorsteuer eingebucht werden. Es soll also der Buchungssatz Vorsteuer an Kreditor erfolgen.
Würde man nun in der Buchungsposition im Soll das Vorsteuerkonto auswählen und gleichzeitig den Steuerfall keine Steuer auswählen, würde folgende Fehlermeldung erscheinen:
[1160330] buchungsbepos: Ein Vorsteuerkonto kann nur mit einem Steuerschlüssel gebucht werden, der die Berechnungsart DIREKT enthält.
Der Steuerfall keine Steuer wird automatisch ausgewählt, da bei Vorsteuerkonten das Feld MWSt.-möglich im Kontenrahmen inaktiv gesetzt ist.
Es muss also ein Vorsteuerkonto zugeordnet oder angelegt werden, dass ausschließlich direkt bebucht werden darf. Dort ist dann das Feld MWSt-möglich zu aktivieren und es ist dann ein Steuerschlüssel zuzuordnen, bei dem die Berechnungsart Direkt eingestellt ist.
Wenn nun dieses Konto angegeben wurd, wird, der Steuerschlüssel für die direkte Verbuchung der Vorsteuer zugeordnet und die Buchung kann durchgeführt werden.\\
4. Keine direkte Umsatzsteuerbuchung
Da in der Umsatzsteuervoranmeldung die Umsatzsteuer immer auf der Basis einer Bemessungsgrundlage errechnet werden muss, ist es nicht möglich eine Umsatzsteuerbuchung durchzuführen, ohne dass eine Berechnungsgrundlage in Form einer Sachkontenbuchung erfolgt. Die direkte Verbuchung von Umsatzsteuer ist deshalb nicht zugelassen.
Es wurde eine Umsatzbuchung durchgeführt und es wurde keine Umsatzsteuer gebucht. Diese soll nun nachgebucht werden.
Würde man nun in der Buchungsposition im Haben das Umsatzsteuerkonto auswählen, würde folgende Fehlermeldung erscheinen:
[1160233] buchungsbepos: Soll oder Haben darf nicht Umsatzsteuerkonto sein
Die Buchung kann nur durchgeführt werden, wenn die falsch erstellte Sachkontenbuchung storniert wird und danach eine Korrekturbuchung mit Umsatzsteuer eingebucht wird.
5. Soll- und Habenkonto dürfen nicht gleichzeitig kostenstellenpflichtig sein
Ein Sachkonto ist dann kostenstellenpflichtig, wenn das Feld KSTPFL_KONTORAHMEN_KONTORAHMEN im Kontenrahmen aktiv gesetzt wurde. Es existiert in der Buchungsposition 1 Feld für die Angabe einer Kostenstelle. Je nachdem, ob nun das Soll- oder das Habenkonto kostenstellenpflichtig sind, wird die Kostenstelle der jeweiligen Soll- oder Habenbuchung zugeordnet. Wenn sich nun sowohl im Soll- als auch im Haben kostenstellenpflichtige Konten befinden, erscheint die Fehlermeldung:
[1042150] Soll- und Habenkonto dürfen nicht gleichzeitig kostenstellenpflichtig sein