Vertragskopf

Der Vertragskopf enthält die Daten, die für einen Vertrag relevant sind. Da ein Vertrag jedoch mehrere Abrechnungspositionen beinhalten kann, sind im Vertragskopf die Daten gespeichert, die für alle Positionen gleichermaßen maßgebend sind.

Der Inhalt dieses Feldes identifiziert den Vertrag. Demzufolge muss die Vertragsnummer eindeutig vorgegeben werden. Bei doppelter Vergabe der Vertragsnummer erscheint eine Fehlermeldung (duplicate key…). Wenn beim Einfügen das Feld leer ist, wir eine Nummer aus dem Nummernkreis vergeben.

Ein Vertrag muss zwingend einem Debitor zugeordnet werden. Ansonsten wäre eine Abrechnung nicht möglich. Mit der Auswahl des Debitors werden einige Felder vorbelegt, die danach jedoch geändert werden können. Im einzelnen werden folgende Felder mit der Auswahl des Debitors gefüllt:

• Adresse: Zeigt die Adresse des Kunden an (Vertragsadresse)
• Währung: Übernimmt die Währung, mit der der Kunde abgerechnet werden soll
• Rechnungsadresse: Die Rechnungsadresse kann abweichend der Vertragsadresse sein.
• Zahlungsbedingung: Die Zahlungsbedingung|Zahlungsbedingung]] gibt an, wann die Rechnungen, die aus den Abrechnungsläufen entstehen, fällig werden.
• Zahlungsweise: Die Zahlungsweise bestimmt, wie die Rechnungen, die aus den Abrechnungsläufen entstehen, bezahlt werden. Die Zahlungsweise ist wichtig, um bei einem Lastschriftlauf berücksichtigt zu werden.
• Mandatsreferenz: Die Mandantsreferenz ist nur relevant, wenn in der Zahlungsweise Basislastschrift oder Firmenlastschrift ausgewählt wurde. Dann ist jedoch die Mandantsreferenz eine Pflichtangabe.

Unter den kundenspezifischen Informationen sind Daten zu verstehen, die ausschließlich für den Kunden gedacht sind. Demzufolge haben diese Daten keinen Einfluss auf die Abrechnung:

• Bestellung und Bestelldatum: In diesen Felder kann die Bestellnummer und das Bestelldatum eingetragen werden. Diese Informationen werden bei den Druckformularen ausgegeben.
• Kommission: In der Kommission kann als Freitext eine beliebige Kundeninformation eingegeben werden.
• Referenz: Die Referenz hat die gleiche Funktion wie die Kommission, jedoch mit dem Unterschied, dass die Referenz als Gruppierung bei der Érstellung der Sammelrechnung dienen kann. Es ist z.B. möglich, dass alle Verträge, die einen Kunden betreffen und die gleiche Referenz haben, in einer Rechnung abgerechnet werden.

In diesem Feld wird der Beginn der Vertragslaufzeit eingetragen.

In der Vertragslaufzeit wird das Enddatum der Mindestlaufzeit eingetragen. Oft werden Verträge z.B. mit einer Laufzeit von 12 Monaten abgeschlossen, wobei sich der Vertrag automatisch verlängert, sofern er nicht gekündigt wird. In diesem Fall würde hier die das Datum Vertragsbeginn zzgl. 12 Monate eingetragen werden.

Der Vertragsstatus beschreibt, wie der Vertrag systemseitig behandelt werden wurde bzw. soll:

• Erfasst: Dieser Status ist immer dann gesetzt, wenn der Vertrag nur erfasst, aber noch keine Abrechnung erfolgte
• in Arbeit: In Arbeit bedeutet, dass mindestens eine Abrechnung erstellt wurde, der Vertrag aber noch nicht vollständig abgerechnet ist
• erledigt: Dieser Status bedeutet, dass der Vertrag vollständig abgerechnet wurde, da heißt, alle abrechenbaren Vertragspositionen wurden über die gesamte Vertragslaufzeit abgerechnet. Eine weiter Abrechnung ist nicht mehr möglich. Demzufolge wird der Status nur dann gesetzt, wenn der Vertrag nicht mehr aktiv ist.

Der Vertragszustand gibt an, ob der Vertrag aktiv ist, ober Veränderungen beim Vertrag anstehen.

• aktiv: Wenn der Vertrag aktiv ist, wird er in den Abrechnungsläufen berücksichtigt. Ein Vertragsende ist noch nicht bekannt. Dementsprechend wird das Datum Vertragsende nicht angezeigt.
• gekündigt: Wenn der Vertrags gekündigt wurde, fallen womöglich doch noch Abrechnungspositionen an. Ein Vertragsende muss dann entsprechend eingetragen werden. Dennoch wird der Vertrag bei den Abrechnungsläufen berücksichtigt.
• abgelaufen: Wenn der Vertrag abgelaufen ist, ist das Datum Vertragsende erreicht und es wurden alle Abrechnungspositionen abgerechnet. Gleichzeitig wird der Status auf erledigt gesetzt, so dass keine Berücksichtigung in den Abrechnungsläufen stattfindet.
• storniert: Wenn der Kunde z.B. einen erfassten Vertrag widerruft, erhält dieser den Status storniert. Eine Berücksichtigung im Abrechnungslauf ist somit ausgeschlossen.