Kreditorenstammdaten

Um einen Kreditor anlegen zu können müssen folgende Pflichtangaben erfasst werden:

• Kreditorenadresse
• Zahlungsbedingung
• Währung
• Hauptbuchkonto

Die Angaben reichen aus, um einen Kreditorenstammsatz zu speichern. Es handelt sich hierbei lediglich um Felder, die in jedem Fall ausgefüllt werden müssen. Für einen reibungslosen Ablauf sollten aber alle Felder bekannt sein und je nach Bedarf gefüllt werden

In diesem Feld wird die Kreditorennummer erfasst. Wenn dieses Feld beim Speichern leer ist, wird aus dem Nummernkreis eine fortlaufende Nummer zugeteilt. Bei manuell vergebenen Kreditorennummern, muss darauf geachtet werden, dass diese Nummer nicht doppelt im System vorhanden ist. In so einem Fall wird folgende Fehlermeldung ausgegeben und der Datensatz wird nicht gespeichert:

[1000] Datenbankfehler: <ERROR: duplicate key value violates unique constraint „kred_68“>.

Dieses Kennzeichen ist bei der Neuanlage inaktiv. Bei Aktivierung des Feldes (Haken ist gesetzt) wird der Kreditor für die Erfassung von Beschaffungsvorgängen wie z.B. Anfragen, Bestellungen, Eingangslieferungen und Rechnungen gesperrt. Buchhalterisch kann er jedoch weiter bebucht werden.

In den Auswahlmasken ist der Kreditor nicht mehr sichtbar. Wenn dennoch ein gesperrter Kreditor verwendet werden soll, dann ist folgt vorzugehen:

1. Öffnen der Kreditorenmaske
2. Klick auf die Detailsuche (Lupe)
3. Aktivierung des Feldes gesperrt
4. Ausführen der Suche mit dem Funktionfeld Go (F11 oder F12)

Danach werden alle gesperrten Kreditoren angezeigt und das Feld gesperrt kann dann in der Detailansicht wieder inaktiv gesetzt werden.

In diesem Feld kann die lieferantenspezifische Kundennummer eingetragen werden, also die Nummer, mit der der Lieferant uns in seinem System führt. Diese Nummer wird z.B. beim Zahlungsverkehr verwendet.

Die Steuernummer des Lieferanten ist nötig, um den Vorsteuerabzug zu rechtfertigen. Es ist zwar ausreichend, dass die Steuernummer auf dem Rechnungsdokument ausgewiesen ist. Zusätzlich kann hier die Steuernummer eingetragen werden.

Hier wird die Adressnummer eingetragen. Anhand dieser Nummer wird unterhalb die Adresse angezeigt. Sollte die Adresse noch nicht vorhanden sein, kann mit dem Klick auf den Nextmask-Bereich (Püntkchen rechts) in die Adressmaske gelangen, um dort eine neue Adresse anzulegen.

Die Felder Rechnungs- und Lieferadresse werden als Vorschlag mit der Mandantenadresse gefüllt. Diese Adressen sind diejenigen, die in den Eingangsrechnungen und Lieferscheinen aufgeführt werden.

Hier wird die Zahlungsbedingung ausgewählt, die bestimmt, in welchen Zeitraum die Rechnung skontierfähig und fällig wird. Sollte die Zahlungsbedingung nicht vorhanden sein, kann diese mit Klick auf die Nextmask (Pünktchen rechts) neu angelegt werden. Die Dokumentation für die Neuanlage von Zahlungsbedingungen ist hier.

Hier kann ein Kreditlimit eingetragen werden, mit dem der Lieferant uns versichert hat. Dieses Feld dient zu Informationszwecken.

Hier wird die Währung ausgewählt, mit der der Lieferant die Rechnungen stellen wird. Die Währung wird in die Bestellung übernommen und kann dort überschrieben werden. Der Faktor zeigt den aktuellen Umrechnungskurs an, der in den Währungsstammdaten eingetragen ist.

Hier kann die Lieferbedingung ausgewählt werden, mit der der Lieferant uns beliefert.

Wenn für alle Artikel und Leistungen ein Rabatt gewährt wird (z.B. auf alle Einkäufe 5%), kann dieser in das Feld eingetragen werden. Der eingetragene Wert wird in den Bestellkopf übernommen und kann pro Bestellung verändert werden.

Die Textbausteine können für die Anfrage, Bestellung, Lieferung oder Rechnung hinterlegt werden. Wenn im Feld Bestellung ein Textbaustein eingetragen wird, wird dieser in alle Bestellungen übernommen.

Hier kann der Lieferant einer Gruppe zugeordnet werden. Die Gruppen können frei definiert werden.

Die Rechnungsinformationen liefern den OP-Bestand und den Umsatz seit bestehen des Kreditors

Im Screen FiBu werden alle buchhaltungsrelevanten Daten eingetragen.

Das Hauptbuchkonto steuert, auf welchem Konto journalisiert wird. Die Kreditorennummer wird im Journal im Feld Kontokorrent gespeichert, während das Hauptbuchkonto als Buchungskonto verwendet wird.

Es existieren Kreditoren, die unabhängig vom eigentlichen Vorsteuersatz des Artikels Ihre Produkte abweichend besteuern (z.B. Werkstätten für Behinderte oder Justizvollzugsanstalten). Dieser abweichende Steuersatz kann hier eingetragen werden.

Die Zahlart steuert, auf welche Art ein offener bezahlt werden soll. Nähere Informationen zur Zahlart gibt es hier.

Wenn dieses Kennzeichen aktiviert wurde, wird es beim automatischen Kreditorenzahllauf berücksichtigt.

Der Steuerfall wird hier vorbelegt und dieser Wert wird als Vorschlag in die Bestellpositionen übernommen. Es ist in jedem Fall darauf zu achten, dass letztendlich der Steuerfall Anwendung findet, der in der Lieferantenrechnung ausgewiesen wird.

Die USt.-IDNr. zeigt an, ob der Lieferant ein Unternehmen ist. Die eingetragene USt-ID kann mit der Funktion USt-IDNr online prüfen. Es kann eine einfache Plausibilitätsprüfung automatisch durchgeführt werden. Hierbei wird die USt-ID auf den länderspezifischen Aufbau geprüft.

Der Status im Feld Geprüft zeigt an, ob eine Prüfung durchgeführt wurde und welche Prüfung erfolgte. Dabei ist zu beachten, dass eine qualifizierte Prüfung manuell durchgeführt werden muss.

Bearbeitet ein Mitarbeiter Bestellungen dieses Lieferanten in der Sammelrechnungsmaske, wird die Benutzerinformation angezeigt.

Die Kennzeichen können frei definiert und gewählt werden.