Mail-Empfänger bearbeiten
Die Registerkarte Mail-Empfänger ist zum Auswählen und Bearbeiten der Ergebnisse der Vorauswahl vorhanden. Die Maske besteht aus zwei Submasken, Mail-Selektion und Mail-Empfänger. Darunter befindet sich Felder für eine E-Mail-Adresse des Absenders, für einen Betreff und ein Eingabefeld für einen Brief, der einer E-Mail gleichzusetzen ist. Denn dieser Inhalt wird den Mail-Empfängern angezeigt, wenn die E-Mail geöffnet wird. Bei einem Fax gibt es ein solches Anschreiben nicht, da dort die gewünschten Dateien direkt übermittelt werden können und nicht wie bei E-Mails als Anhang angefügt werden müssen.
In der Submaske Mail-Selektion befinden sich die durch die Vorauswahl abgegrenzten E-Mail-Adressen. Die Submaske Mail-Empfänger beinhaltet die E-Mail-Adressen, die später beim Versand berücksichtigt werden sollen und damit dann auch die ausgewählten Dateien erhalten werden.
Um einen Datensatz von der Mail-Selektion zu den Mail-Empfängern zu verschieben, klicken Sie den gewünschten Datensatz auf der linken Seite an, so dass er schwarz umrandet wird. Danach klicken Sie auf den Button –>, dadurch wird dieser auf die rechte Seite verschoben. Um einen z.B. fälschlicherweise gewählten Empfänger bei den Mail-Empfängern wieder zu entfernen, klicken Sie diesen auf der rechten Seite an, so dass er schwarz umrandet wird. Anschließend auf den Button ←- klicken, dann wird dieser von der Liste entfernt und erscheint wieder in der Submaske der Mail-Selektion.
Sollen alle Datensätze der Mail-Selektion zu den Mail-Empfängern übernommen werden, dann klicken Sie einfach auf den Button @→ und die Datensätze erscheinen auf der rechten Seite. Um sämtliche Mail-Empfänger zu entfernen, klicken Sie auf den Button ←@, diese werden dann von der Liste entfernt und erscheinen auf der linken Seite in der Submaske Mail-Selektion.
Damit ein oder mehrere Empfänger, die nicht im ESS geführt werden, der Liste der Mail-Empfänger hinzugefügt werden, klicken Sie bitte doppelt in die Submaske Mail-Empfänger und die Detailansicht eines Datensatzes erscheint. Leeren Sie diese Maske mit der Taste F4 oder mit dem Button Maske leeren in der Leiste. Anschließend können Sie den Namen der Firma und die E-Mail-Adresse eintragen und den Datensatz mit der Taste F1 bzw. dem Button Datensatz einfügen in die Liste aufnehmen. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Empfänger, der nicht im ESS geführt wird und kehren abschließend mit der Taste ESC bzw. mit dem Button Zurück ohne Daten in der Leiste zur vorhergehenden Maske zurück.
Um einen oder mehrere Empfänger einmalig abzuändern, z.B. weil es sich um eine abweichende E-Mail-Adresse handelt, verfahren Sie bitte entsprechend dem Anlegen von Empfängern, die nicht im ESS geführt werden. Verwenden Sie jedoch anstatt der Taste F1 die Taste F2 bzw. statt dem Button Datensatz einfügen den Button Datensatz ändern. Im Normalfall ist es jedoch besser, die E-Mail-Adresse direkt in der Adresse zu korrigieren und die Abfrage mit der Vorauswahl der Empfänger erneut auszuführen.
Die Felder Absender, Betreff und Brief müssen immer ausgefüllt sein, wenn es Mail-Empfänger gibt. Im Feld Absender ist eine E-Mail-Adresse einzutragen, die bei den zu versendenden E-Mails als Absender verwendet wird. Hierbei gibt es die Möglichkeit, z.B. „Eigener Name <e-mail@adresse.tld>“ zu schreiben oder lediglich „e-mail@adresse.tld“. Die meisten E-Mail-Programme verwenden jedoch die erste Möglichkeit, da diese in der Regel besser lesbar ist. Betreff ist der Betreff (auch Subject) der E-Mail und Brief enthält die eigentliche E-Mail. Hier sollte eine kurze Anrede verwendet werden, die auf die PDF-Dateien verweist, die dieser E-Mail angehängt sind.