Nebenkosten

Als Nebenkosten versteht man zusätzliche Kosten, die dem Kunden neben dem Artikel oder der Leistung berechnet werden. Diese Kosten können prozentual in Abhängigkeit des Wertes, Gewichtes oder der Menge entstehen oder sie werden absolut, das heißt mit einem festen Betrag, berechnet. Teilweise werden die Nebenkosten auch in Staffelwerten oder für bestimmte Positionen berechnet. Sofern die Nebenkostensätze nicht manuell angelegt wurden, werden sie in Abhängigkeit der Veränderungen in den Auftragspositionen aktualisiert.

Typische Nebenkostenpositionen sind:

• Fracht
• Porto
• Umweltpauschalen
• Versicherung
• Mindermengenaufschläge

Die Nebenkostenregeln bestimmen die Berechnungweise der Nebenkosten und somit deren Höhe. Sie kommen dann in Einsatz, wenn die Nebenkostenpositionen automatisch angelegt werden oder wenn der Anwender manuell die Nebenkosten berechnen lassen möchte. Um bei der Auftragserfassung die Werte nicht manuell ermitteln und anlegen zu müssen, können hier Regeln im Debitor und im Artikel hinterlegt werden, die dann in Abhängigkeit der Auftragsdaten die Nebenkostenpositionen anlegen und berechnen.

Nur in dem Fall, dass der Nebenkostenbetrag explizit als Wert angegeben wird, ist die Anwendung von Nebenkostenregeln nicht notwendig.

Nebenkosten werden für eine oder mehrere Auftragspositionen, für einen kompletten Auftrag oder für eine Sammelrechnung eingetragen.

Im Auftragskopf existiert ein Reiter mit der Bezeichnung Nebenkosten. Nach dem Zuordnen des Debitors werden die Nebenkostenregeln, die im Debitorenstammsatz hinterlegt sind geprüft und bei ÜBereinstimmung der Kriterien angelegt. Die automatisch angelegten Nebenkostenpositionen sind durch das inaktive Feld manuell gekennzeichnet.

Es können beliebig viele Nebenkostensätze pro Auftrag und Auftragsposition angelegt werden. Für jede Nebenkostenpositionen kann eine Regel hinterlegt werden, die in einer seperaten Tabelle, den Nebenkostenregeln, abgespeichert wird. Wenn keine passende Nebenkostenregel angelegt ist, kann die Nebenkostenposition auch manuell angelegt werden.

Hier wird eine fortlaufende Nummer systemseitig vergeben.

In diesem Feld kann eine aussagekräftige Bezeichnung hinterlegt werden.

In der Nebenkostenregel ist definiert, wie die Nebenkostenposition berechnet wird.

Hier wird anhand der erfassten Auftragsdaten der Betrag der Nebenkostenposition hochgerechnet. Dieser Betrag ist veränderlich, da sich Bezugsgrößen teilweise auf die Auftragspositionen oder Lieferpositionen beziehen. Wenn also in der Nebenkostenregel z.B. die Bezugsgröße Nettowert ohne Rabatt ausgewählt wurde, wird der Nebenkostenbetrag immer dann aktualisiert

• wenn eine neue Auftragsposition hinzugefügt wird
• wenn eine vorhandene Auftragsposition verändert wird
• wenn eine Auftragsposition gelöscht wird.

Der Betrag dient dem Anwender als Information und der Betrag wird bei Rechnungserstellung übernommen. Mit dem Aktivieren des Kennzeichens manuell kann dieses Feld geändert werden. Eine Aktualisierung, wie oben beschrieben, findet dann nicht mehr statt.

Sobald dieses Feld aktiviert wurde, kann im Feld berechneter Betrag der Wert angegeben werden. Dieser Wert ersetzt dann den berechneten Wert.

Hier wird immer die Auftragswährung übernommen. Die Umrechnung in die Mandantenwährung erfolgt analog zur Auftragsbearbeitung.

Mit Hilfe dieser Auswahl kann gesteuert werden, wann die Nebenkostenposition berechnet wird. Es können drei verschiedene Berechnungshäufigkeiten ausgewählt werden:

1. einmalig berechnen
2. immer berechnen
3. pro Lieferung berechnen
4. nicht berechnen

Als Voreinstellung ist eimalig berechnen eingestellt. Das bedeutet, dass die Position bei der nächsten Rechnungserstellung berücksichtigt wird.

Dieses Feld ist voreingestellt. Bei der Rechnungserstellung wird die Nebenkostenposition berechnet und das Kenzeichen Berechnet wird dabei aktiviert.

Diese Berechnungshäufigkeit ist dann anzuwenden, wenn die Nebenkostenposition bei jeder Rechnungserstellung berücksichtigt werden soll. Das Kennzeichen Berechnet bleibt unverändert.

Hier werden die Anzahl der Lieferungen ermittelt und mit dem Absolutbetrag multipliziert. Davon abgezogen werden die Nebenkostenpositionen, die bereits berechnen wurden.

Die Nebenkostenposition wird bei der Rechnungserstellung nicht berücksichtigt. Damit versehentlich aber die Berechnung nicht vergessen wird, erhält der Anwender bei Rechnungserstellung folgende Hinweismeldung:

Vorsicht: Es existieren noch unberechnete Nebenkostenpositionen laut deren Stammdaten nicht berechnet werden sollen. Wollen Sie die Rechnung wirklich ohne diese Nebenkostenpositionen berechnen?

Sofern der Anwender die Frage mit JA beantwortet, wird die Rechnungserstellung fortgeführt. Antwortet der Anwender mit NEIN, wird der Vorgang abgebrochen und der Anwender kann die Daten in der Nebenkostenposition enstprechend modifizieren.

Nachdem eine Nebenkostenposition berechnet wurde, bei der die Berechnungshäufigkeit einmalig berechnen ausgewählt wurde, wird dieses Kennzeichen nach der ersten Berechnung systemseitig aktiv gesetzt. Somit wird verhindert, dass eine Nebenkostenposition mehrfach berechnet wird, wenn die Berechnungshäufigkeit einmalig berechnen ausgewählt wurde. Der Anwender erhält dadurch die Information, dass diese Nebenkostenposition nicht mehr bei der Rechnungserstellung berücksichtigt wird.