Start des Versands

Die Registerkarte Vorauswahl der Empfänger enthält im unteren Teil den Bereich Fax- und Mail-Versand, der jetzt benutzt wird. Dort sind ein Datums- und ein Uhrzeitfeld als Versand ab und ein Button Starten vorhanden.

Der Fax- und Mail-Versand erlaubt das zeitverzögerte Starten, d.h. ein Versand kann tagsüber vorbereitet werden, wird aber erst spät abends oder früh am nächsten morgen verschickt, weil beispielsweise das Angebot oder die Preisliste erst ab dem nächsten Tag gilt. Für diese Funktion sind die Felder bei Versand ab vorhanden und können entsprechend ausgefüllt werden. Ein Versand kann aber niemals in der Vergangenheit liegen.

Versand ab heißt aber auch, dass der Versand frühestens nach diesem Datum und nach dieser Uhrzeit gestartet wird. Soll ein Versand sofort erfolgen, sind Datum und Uhrzeit auf dem vorgeschlagenen aktuellen Wert zu belassen. Es ist jedoch zu beachten, dass der Versand aus technischen Gründen (erzeugen der gemeinsamen PDF-Datei, Belastung des Servers) frühestens 5 Minuten und spätestens 10 Minuten nach dem Start im ESS wirklich beginnt.

Um den nun vorbereiteten Versand im ESS zu starten, klicken Sie auf den Button Starten bzw. im Menü Formularauswahl auf Versand starten. Wenige Sekunden später erscheint eine Meldung, dass der vorbereitete Versand an die Warteschlange übergeben worden ist.

Nach einigen Minuten nachdem Versand ab zeitlich erreicht worden ist, erhalten Sie eine E-Mail, die Sie darüber informiert, wie viele Fax-Nachrichten und E-Mails an den Fax- bzw. Mail-Dienst erfolgreich bzw. erfolglos übergeben worden sind. Diese beiden Dienste kümmern sich um den eigentlichen Versand. Während der darauffolgenden Übertragung der Fax-Nachrichten bzw. dem Versand der E-Mails erhalten Sie eventuelle Fehler (ungültige Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse) ebenfalls per E-Mail. Hier wird jeweils die E-Mail-Adresse, die in Ihrem ESS-Profil hinterlegt ist, verwendet.