Dateien anfügen

Die Registerkarte Angehängte Dateien ist zum Auswählen der PDF-Dateien für den Fax- und Mail-Versand. Die Maske besteht aus zwei Submasken, Verfügbare Dateien und Gewählte Dateien.

In der Submaske Verfügbare Dateien befinden sich alle PDF-Dateien, die für den Fax- und Mail-Versand verwendet werden können. Der Ort des Verzeichnisses kann verändert werden, im Normalfall handelt es sich hierbei um eine gemeinsames Netzwerklaufwerk unter Microsoft Windows bzw. um eine Verzeichnis- oder Ordnerfreigabe. Alle in diesem und in Unterverzeichnissen gefundenen PDF-Dateien werden aufgelistet. Die Submaske Gewählte Dateien beinhaltet die Dateien, die später beim Versand verwendet werden sollen. Fax- und Mail-Empfänger erhalten hierbei die gleichen Informationen.

Damit die Liste der Verfügbaren Dateien aktualisiert wird, weil Sie beispielsweise gerade eine neue Datei in das entsprechende Verzeichnis kopiert haben, klicken Sie bitte auf den Button *, welcher sich in der Mitte der Maske befindet.

Um einen Datensatz von den Verfügbaren Dateien zu den Gewählten Dateien zu verschieben, klicken Sie den gewünschten Datensatz auf der linken Seite an, so dass er schwarz umrandet wird. Danach klicken Sie auf den Button –>, dadurch wird dieser auch auf der rechten Seite angezeigt. Um eine z.B. fälschlicherweise hinzugefügte Datei bei den Gewählten Dateien wieder zu entfernen, klicken Sie diese auf der rechten Seite an, so dass sie schwarz umrandet wird. Anschließend auf den Button ←- klicken, dann wird diese von der Liste entfernt.

Sollen alle Datensätze der Verfügbaren Dateien zu den Gewählten Dateien übernommen werden, dann klicken Sie einfach auf den Button @→ und die Datensätze erscheinen ebenfalls auf der rechten Seite. Um sämtliche Gewählte Dateien zu entfernen, klicken Sie auf den Button ←@, diese werden dann von der Liste entfernt.

Die Reihenfolge der Dateien bei den Gewählten Dateien ist die gleiche Reihenfolge, in der diese dann beim Fax- und Mail-Versand übermittelt werden. Um die Reihenfolge nachträglich zu ändern, müssen Sie Dateien wieder entfernen bzw. hinzufügen. Ein direktes Sortieren ist nicht möglich.

Eine Datei ist etwas einmaliges und kann nicht mehrmals in einer der Submasken vorkommen. Ist eine Datei in beiden Submasken vorhanden und würde durch eine Aktion doppelt auf einer der beiden Seiten aufgelistet werden, so wird das Duplikat während dem Ausführen der Aktion automatisch gelöscht bzw. es wird eine Fehlermeldung zurückgeliefert.

Da bei einem Fax-Versand allerdings nur eine Datei übermittelt werden kann, werden alle PDF-Dateien für den Fax-Versand zusammengefasst. Aufgrund unterschiedlich qualitativer Software zum Erzeugen von PDF-Dateien kann es in seltenen Fällen beim Zusammenfügen zu Problemen kommen. Sie können sich testweise eine solche zusammengefasste PDF-Datei erzeugen lassen und anschauen, indem Sie im Menü unter Formularauswahl auf Vorschau erzeugen klicken. Eine entsprechend gleichwertige Datei wird dann beim Fax-Versand selbst dann übertragen, d.h. eventuelle Anzeige-Probleme in dieser Vorschau sind später auch im Fax vorhanden.

Beim Mail-Versand werden die Dateien der Submaske Gewählte Dateien einzeln an die E-Mail angehängt, daher gibt es dort keine zusammengefasste PDF-Datei, die man sicherheitshalber betrachten müsste.