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Das Rechnungswesen ist eines der zentralen Steuerungselemente in einem Unternehmen. Deshalb ist es unumgänglich die buchhalterischen Erfassungen der betrieblichen Prozesse zu automatisieren. Mit zunehmenden Automatisierungsgrad können folgende Punkte erreicht werden:

• Zeitnahe Buchung der Vorgänge und aktuelle Auswertungen
• Verlässliche Zahlen, da geringe Fehlerquote
• Kosteneinsparung durch Reduzierung der manuellen Arbeiten
• Nachvollziehbarkeit, da alle Vorgänge mit den Buchungen verknüpft werden
• Kreative Auswertungsgestaltung, da Informationen aus den Geschäftsbereichen zusammengeführt werden können

Um die Vorteile von automatischen Buchungen nutzen zu können, können unterschiedliche Ge-schäftsbereiche angepasst werden.

In den Artikeln, Tätigkeiten und Nebenkosten sind Kontierungen hinterlegt, die Voraussetzung für die automatische Buchung von Rechnungen ist. Aus dem Auftrag können somit bei Rechnungsstellung automatisch die Buchung erzeugt werden. Ebenso kann über die Rechnungsprüfung bei der Bestellabwicklung die Eingangsrechnung gebucht werden. Kontierungskenntnisse sind vom Benutzer nicht notwendig.

Zudem lassen sich mit Hilfe von Zusatzprogrammen Belegbuchungen automatisiert durch das Einscannen kontieren und buchen. Jede Rechnung muss hierzu einmalig erfasst werden. Die nachfolgenden Rechnungen des Lieferanten werden danach automatisch erkannt und gebucht.

Viel Zeit wird durch die OP-Verrechnung verbraucht. Deswegen existiert die Möglichkeit die Lieferantenzahlungen über mercaware vorzubereiten und auszuführen. Beim Abschluss des Zahlungsvorganges wird der offene Posten ausgeglichen. Es ist somit gewährleistet, dass nur Rechnungen bezahlt werden, die im System gebucht wurden. Eine zeitaufwendige Suche nach der Eingangsrechnung ist dann nicht mehr nötig. Skontierungen und Kürzungen werden sofort bei Zahlung gebucht und muss zu einem späteren Zeitpunkt bei der Bankbuchung nicht noch einmal durchgeführt werden.

Je nach Bank und Verfahren (PIN/TAN) können Kontoauszüge in mercaware eingelesen werden. Auf dieser Basis reduziert sich der Erfassungsaufwand enorm. Es müssen dann lediglich noch die Gegenkonten eingetragen werden und die Buchung des Kontoauszuges kann abgeschlossen werden. Die Kontierung der Kontoauszüge kann zu einem großen Teil ohne Kontierungskenntnisse erledigt werden. Lediglich die Sachkontobuchungen (z.B. monatliche Miete, Bankgebühren etc.) müssen von einer Fachkraft gebucht werden.

In mercaware existieren bereits Musterauswertungen, die z.B. Summen und Saldenlisten, Kontenblätter und betriebswirtschaftliche Auswertungen. Darüber hinaus können über eine Exportmöglichkeit individuell gestaltete Berichte direkt in Excel ausgegeben werden. Da die Buchhaltung mit den anderen Geschäftsbereichen verknüpft ist, geht das Auswertungsspektrum über die gewöhnlichen Standardberichte hinaus.

Die Nachkalkulation kann pro Kostenträger durchgeführt werden. Dabei können Gemeinkostenzu-schläge auf unterschiedlichen Ebenen hinzu kalkuliert werden. Eine Auswertung kann sich auf die bereits gebuchten Vorgänge beschränken oder die zu erwartenden Vorgänge (z.B. noch nicht fakturierte Aufträge) einbeziehen.

mercaware verfügt über ein zusätzliches Business Intelligence (BI) Modul, mit deren Hilfe individuelle Berichte erstellt werden können. Im BI-Modul stehen graphische Elemente zur Verfügung, die webbasiert abgerufen werden können. Zudem können automatisch Formatierungen übergeben werden. Der größte Vorteil des BI-Moduls ist, dass weitere Fremdsysteme einbezogen und verknüpft werden können. Die Auswertungsmöglichkeiten steigen dadurch sehr.

Die klassische Buchhaltung, die in vielen Unternehmen noch zum Tagesalltag gehört, ist nicht mehr den schnelllebigen Anforderungen gewachsen. Oft werden die Buchhaltungsordner zum Steuerberater gegeben, die mit einem zeitlichen Versatz von ein paar Wochen die Belege in ein Fremdsystem (z.B. DATEV) erfassen. Auf dieses System besteht kein Zugriff, die Belege sind nicht greifbar und die gegenwärtige Geschäftslage ist unbekannt. Die Geschäftsführung muss sich folglich auf die Zahlen des Vormonats oder des Monats davor verlassen. Zudem muss sie sich mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) nach DATEV-Standard begnügen, weil darüber hinaus keine Berichte von Steuerberaterseite möglich sind. Das ist oft nicht ausreichend und so werden in zeitaufwendigen Sondereinsätzen von den Mitarbeitern in der Buchhaltung oder Sekretariat manuelle Berichte meist in Excel erstellt.

Die klassische Buchhaltung ist kostenintensiv, da

• der Steuerberater nach der StBGV abrechnet, die sehr hoch angesetzt sind
• die Mitarbeiter im Unternehmen Zeit verschwenden, um manuelle Berichte zu erzeugen
• Geschäftsentscheidungen auf veralteten und unzuverlässigen Zahlen beruhen

Die Buchhaltung sollte zeitnah und mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad erstellt wer-den. Damit werden Kosten erspart und die Mitarbeiter in den Abteilungen können sich mehr auf das Tagesgeschäft konzentrieren. Die Geschäftsleitung hat aktuelle und verlässliche Zahlen, die den Entscheidungsprozess vereinfachen. Durch die Verzahnung in die einzelnen Geschäftsbereiche entstehen Synergien, die das Berichtswesen deutlich verbessen und somit das Unternehmen transparenter darstellen.

Das Buchhaltungsmenü gliedert sich in 3 Teilbereiche auf:

• Stammdaten - Hier befinden sich alle buchhaltungsrelevanten Stammdatentabellen
• Erfassung - mit Hilfe der Erfassung können die täglichen buchhalterischen Aufgaben erledigt werden, wie z.B. die Buchungserfassung oder der Zahllauf
• Auswertungen - Über die Auswertungen können sowohl die Berichte definiert und generiert werden, als auch die Abschlussarbeiten durchgeführt werden.

In dieser Hilfe wurde diese Aufteilung noch durch die Prozessbeschreibungen ergänzt.